I verbali di una riunione di lavoro sono un documento legale che devi conservare. Ciò è particolarmente vero per le società, ma non importa come hai organizzato la tua azienda, potresti aver bisogno di minuti di lavoro per difendere cause legali, spiegare le spese all’Internal Revenue Service o sostenere una rivendicazione di copyright, per fornire alcuni esempi. Assegna a qualcuno il compito di prendere minuti in modo ordinato e organizzato in modo che tu possa tenere in archivio le note sulle riunioni per esigenze future.
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Scrivi o digita un’intestazione che indichi l’argomento della riunione. Ad esempio, potresti scrivere “Riunione per discutere la nuova strategia di prodotto”. Includere la data e l’ora. Elenca la sede, ad esempio “sala conferenze al terzo piano” o “uffici dell’avvocato James Smith, Esq.” Includere l’indirizzo. Fornire i nomi di coloro che sono fisicamente presenti, nonché di coloro che partecipano elettronicamente tramite teleconferenza o videoconferenza.
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Indicare l’ora in cui è convocata la riunione e chi l’ha convocata. Ciò indica che l’incontro è ufficialmente iniziato. Anche se questo può sembrare un piccolo punto, in realtà potrebbe essere vitale in alcune situazioni. Ad esempio, se qualcuno ha preso una decisione prima della convocazione della riunione, la società potrebbe sostenere che la decisione non è stata sanzionata dalla direzione perché non faceva parte della riunione ufficiale.
3
Scrivi una nota dicendo che il quorum è stato raggiunto. Sia che tu prenda appunti per una riunione del consiglio di amministrazione o una riunione di dipartimento, indica se è presente un numero sufficiente di partecipanti per rendere ufficiale la riunione. Questo numero deriva dallo statuto o dalle politiche dichiarate della società.
4
Prendi appunti su tutte le discussioni su argomenti aziendali. Indicare l’argomento della discussione, le conclusioni raggiunte, chi ha dissentito e quale azione è stata indicata dopo che è stata presa una decisione. Se i partecipanti votano, registrare l’esito della votazione e indicare chi ha votato a favore e contro il provvedimento. Se una discussione si traduce in un consenso sul fatto che non si dovrebbe intraprendere alcuna azione ma che la questione dovrebbe essere discussa in una riunione successiva, registrare attentamente il consenso.
5
Scrivi “riunione aggiornata” e indica l’ora in cui la riunione si è conclusa. Indicare eventuali affari rimanenti che non sono stati discussi. Non registrare le conversazioni che si verificano dopo l’aggiornamento perché queste non sono una parte ufficiale della riunione.