La disposizione dei posti a sedere è un modo efficace per evitare confusione all’inizio di una riunione. Usa la disposizione dei posti a sedere per posizionare i giocatori chiave in base al grado e alla posizione. Puoi anche far sedere tutti in una disposizione comoda per visualizzare le presentazioni durante la riunione. È possibile creare un disegno della disposizione dei posti determinando come si desidera disporre i partecipanti, abbozzando il layout della sala riunioni e inserendo tutti i nomi dei partecipanti sullo schizzo.
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Fai un elenco di tutti i partecipanti alla riunione. Registra il numero di partecipanti in modo da sapere di quante sedie avrai bisogno.
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Visita la sala riunioni per confermare la disposizione e il posizionamento dei mobili. Assicurati che ci siano abbastanza sedie e spazi per tutti i partecipanti.
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Disegna la disposizione della stanza su un pezzo di carta. Disegna dei rettangoli per contrassegnare la posizione delle tabelle. Disegna dei quadrati per contrassegnare la posizione delle sedie. Disegna simboli per altri oggetti usati nella riunione, come schermi di proiettori e lavagne per presentazioni.
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Determina come desideri organizzare i partecipanti. Se la riunione è per lo più di presentazione, organizza i partecipanti in modo che abbiano tutti una buona visuale dell’oratore e del suo materiale di presentazione. Se la riunione è più simile a una conferenza, riunisci i partecipanti in base al reparto o al team. Assicurati di far sedere la persona con il punteggio più alto in un posto dove tutti gli altri partecipanti possano vederla facilmente.
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Scrivi il nome di un partecipante a matita in ogni quadrato del layout della stanza.
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Riorganizza i nomi dei partecipanti finché non confermi il posto a sedere.