Il contatto diretto tramite una riunione di persona è in genere il modo più efficace per comunicare con i clienti, ma i messaggi sono spesso inevitabili nel mondo degli affari. Il messaggio deve essere al punto con le informazioni e il tono appropriati per creare una reazione positiva e garantire una risposta. Stabilisci gli standard dell’ufficio per lasciare i messaggi in modo che tutti i dipendenti utilizzino un sistema uniforme.
Pianificazione
Prima di alzare il telefono, pianifica il messaggio che vuoi lasciare. Elabora un piano sia per una conversazione effettiva con il cliente che per un messaggio in modo da essere coperto sia che la persona risponda o che tu vada alla segreteria telefonica. Determina lo scopo del messaggio, ad esempio un seguito a un reclamo del cliente o una presentazione di vendita per convincere il cliente ad acquistare prodotti o servizi aggiuntivi. Evidenzia i punti principali in un elenco scritto da utilizzare come riferimento.
Composizione
Il contenuto specifico del messaggio dovrebbe essere correlato allo scopo del messaggio. Determina cosa vuoi che il cliente impari dal messaggio. Fornisci informazioni sufficienti per attirare l’attenzione del cliente e incoraggiarlo a richiamarti. Obiettivo per circa 30-45 secondi per la lunghezza del messaggio. Includi il tuo nome, azienda e informazioni di contatto. Entra nello scopo principale del messaggio. Completa il messaggio chiedendo al cliente di richiamarti per discutere ulteriormente il contenuto del messaggio.
Comportamento
Lasciare un messaggio telefonico rimuove tutto il linguaggio del corpo dalla comunicazione unidirezionale. Il modo in cui suona la tua voce e il tuo atteggiamento nel messaggio influisce sul modo in cui il cliente percepisce te e il tuo messaggio. Usa una voce professionale e piacevole mentre lasci il messaggio. Parla chiaramente in modo che il destinatario sia in grado di capire quello che dici. Scrivi il tuo nome se necessario e pronuncia il tuo numero di telefono lentamente almeno due volte. Sebbene uno script o un elenco di informazioni da includere sia una guida utile, evita di sembrare troppo scritto. Esercitati con il messaggio prima di chiamare in modo da sembrare naturale mentre colpisci tutti i punti.
Tip
Mentre lasci un messaggio, potresti iniziare a divagare e divagare su altri punti. Mantieniti sul bersaglio per un messaggio chiaro e conciso dall’inizio alla fine. Imposta un promemoria per te stesso per ricontattare il cliente se non ricevi risposta dopo aver lasciato il messaggio. Il periodo di tempo prima di chiamare una seconda volta dipende dal tuo rapporto con il cliente, dallo scopo del messaggio e dall’urgenza della situazione. Ad esempio, se chiami un cliente per ottenere chiarimenti su un ordine che ha un tempo limitato, ricontattalo più tardi quel giorno o il giorno successivo per risolvere rapidamente la situazione.