Ogni azienda ha solitamente le proprie procedure per la fatturazione ai clienti. Alcune organizzazioni possono scegliere di fatturare parti e attrezzature separatamente dalla manodopera per evitare confusione, ma è possibile fatturare tutte queste cose su un’unica fattura se si separano chiaramente i costi della manodopera dagli elementi tassabili. Invia la fattura in modo tempestivo, poiché qualsiasi ritardo è un ritardo nella ricezione del reddito. Aggiungi le informazioni sulla fattura al foglio di calcolo della scadenza (un rapporto che analizza il flusso di cassa delle fatture non pagate) per tenere traccia della scadenza della fattura. Contatta il cliente alcuni giorni dopo aver spedito la fattura per verificarne la ricezione.
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Raccogli tutti i fogli presenze dei dipendenti che hanno completato il lavoro, un elenco e una descrizione dei prodotti venduti e qualsiasi software installato per la fatturazione del cliente specifico. Se sono stati installati sia il software che le apparecchiature, ciò richiede voci separate sulla fattura, poiché l’imposta al dettaglio è richiesta per tutti i prodotti venduti. Elencherai il software e l’hardware separatamente dalle ore di manodopera sulla fattura. Formulare il numero di ore utilizzate per completare il progetto. Ad esempio, se quattro dipendenti hanno lavorato all’installazione del progetto per tre giorni, calcolare le ore per ogni dipendente.
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Determina la tariffa oraria di fatturazione per ciascuno dei dipendenti che hanno fornito il servizio. Se il lavoro di sicurezza includesse l’installazione di un nuovo sistema di sicurezza e software che richiede quattro dipendenti tre giorni per completare, ogni dipendente avrebbe 24 ore di fatturazione. Se un dipendente era la persona principale, le sue ore potrebbero essere addebitate a una tariffa oraria più elevata. Ad esempio, la tariffa oraria del lead può essere di $ 75 l’ora e gli installatori possono avere tariffe orarie di $ 50.
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Apri il modello di fattura nel programma per fogli di calcolo. Indirizza la fattura al cliente appropriato. Assicurati che la fattura abbia la data di fatturazione della fattura, un numero di fattura separato, il nome e l’indirizzo del cliente, nonché i termini di pagamento, come Net: 30, Net: 45 o Net: 60, a seconda della scadenza della fattura è dovuto. Verificare che l’indirizzo per l’invio del pagamento sia indicato anche sulla fattura. Se la tua azienda offre incentivi a termine del cliente per il pagamento anticipato, includilo anche nella fattura, ad esempio “2 percento netto 10”, sulla fattura. Ciò indica al cliente che può usufruire di uno sconto del 2% quando paga la fattura per intero entro 10 giorni dalla data della fattura.
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Crea una descrizione del lavoro svolto. Per l’area “Descrizione del servizio” della fattura, scrivi una descrizione in modo che il cliente capisca cosa sta pagando. Ad esempio, per una descrizione dei servizi, elencare “Servizi per il periodo di (indicare il periodo) per la configurazione, l’installazione e la calibrazione del nuovo sistema di sicurezza”. Quindi elenca ciascuna delle persone al lavoro, “Supervisione dei lead, installazione di apparecchiature e software, configurazione dei computer, 24 ore a $ 75 l’ora”. Includilo nella descrizione e poi trasferisci l’importo del totale parziale per le ore nel campo “importo” sul lato destro del modello di fattura.
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Segui il resto dei dipendenti che hanno lavorato al progetto, elencando le loro ore separatamente e fornendo una breve descrizione del lavoro svolto. Per questo esempio di fattura, avrai un lead fatturato a $ 75 l’ora per 24 ore o un totale parziale di $ 1,800. Per ogni singolo lavoratore aggiungere in fattura i propri addebiti con la descrizione. Includere $ 50 l’ora per 24 ore (elencare il periodo) e il lavoro svolto. Riporta il totale parziale nel campo “importo” $ 1,200 per ogni lavoratore.
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Totale parziale del lavoro in modo che il cliente conosca l’importo del lavoro. Ciò equivarrebbe a un totale parziale di $ 5,400. Elenca il totale parziale della manodopera sulla fattura.
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Aggiungere la descrizione del software acquistato, dell’attrezzatura e dei fattori di identificazione per l’attrezzatura e il software, come numeri di serie e numeri di modello, poche righe sotto la parte relativa alla manodopera della fattura. Puoi decidere di inserire “Apparecchiature e software” come intestazione di sezione sopra i dettagli della fattura per una chiara demarcazione. Includere una breve dichiarazione di informazioni sulla garanzia sotto ciascuno di questi elementi.
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Totale parziale del software e dell’hardware. Se il software costa $ 500 e l’hardware altri $ 3,300, il totale parziale a $ 3,800 e calcola le tasse su questo importo. Se l’aliquota fiscale fosse un 8% fisso, aggiungi una tassa di $ 304. Aggiungi anche le spese di spedizione o di gestione.
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Totale generale della fattura. Assicurati di elencare separatamente le tasse e le spese di spedizione in modo che il cliente sappia specificamente qual è ogni addebito. Totale la fattura a $ 9,504.
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Aggiungi un calcolo sulla fattura per indicare lo sconto disponibile per il cliente. Questo importo funge da incentivo per il cliente a pagare il conto in anticipo. Gli sconti possono essere applicati solo a parti specifiche del conto e non a tasse o spese di spedizione. Ad esempio, se lo sconto del 2% applicato al software, all’hardware e alle tariffe orarie indica sulla fattura quanto segue: “Prendi una detrazione del 2% o $ 184 quando paghi la fattura entro 10 giorni dal ricevimento”.
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Eseguire una copia della fattura e di tutti i documenti allegati, come il materiale di garanzia sul software o sull’hardware, e archiviare la fattura nei file della contabilità clienti nel reparto contabilità secondo la struttura del file stabilita. Registrare la data di spedizione della fattura sulla copia.
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Invia subito una copia cartacea della fattura. Se il cliente accetta copie software delle fatture tramite e-mail, inviare anche una copia software.
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Aggiungi la fattura con la data di spedizione, la data di scadenza e l’eventuale importo scontato applicabile alla fattura al foglio di calcolo di invecchiamento.