Avere un help desk interno può aiutare ad aumentare la produttività in tutta l’organizzazione, mantenendo i computer e altri dispositivi tecnici senza intoppi. Il fattore più importante quando si decide di aggiungere un reparto di Help Desk interno è solitamente il costo. Tuttavia, quando i dipendenti sono in grado di svolgere il proprio lavoro con poche interruzioni tecniche, il nuovo reparto si ripaga rapidamente. La fiducia dei dipendenti può aumentare se i dipendenti ritengono che un team di supporto competente soddisfi le loro esigenze tecniche.
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Determina le funzioni specifiche dell’Help Desk, come i tipi di problemi, computer o macchinari che coprirà. Per quanto possibile, identificare ogni dipendente e ogni esigenza di computer che può sorgere all’interno di tali parametri. Avere un’idea realistica dei tipi di richieste che riceverà l’Help Desk può aiutarti a pianificare e preventivare meglio.
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Calcola il tuo budget per determinare il numero di personale e i costi operativi per l’Help Desk. Crea due diversi budget: uno per i costi iniziali di avviamento e un altro per la tariffa mensile fissa. Includere i costi per i colloqui e la formazione nel budget iniziale. Le spese mensili dovrebbero includere i costi dei benefici per i dipendenti insieme allo stipendio.
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Allinea le esigenze del dipartimento con il tuo budget per determinare la struttura. In base a ciò che puoi permetterti, determina quanti dipendenti avrai all’interno del dipartimento e le loro funzioni. Decidi se il dipartimento ha bisogno di un assistente amministrativo, ad esempio, o più di un manager. Soprattutto, analizzare se il numero di personale assunto sarà sufficiente per supportare l’azienda.
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Stabilire linee guida per il dipartimento. Ad esempio, è possibile che tutte le richieste in arrivo passeranno attraverso un coordinatore dell’Help Desk. Decidi come tracciare e seguire ogni richiesta per assicurarti che tutti i problemi vengano risolti in modo tempestivo.
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Ricerca il software di sistema dell’Help Desk, se scegli di utilizzarne uno. Questi programmi software, come TechExcel ServiceWise, FrontRange Solutions ed Epicor, organizzano ticket aperti, tengono traccia dei progressi e analizzano le tendenze. Il costo del software varia a seconda dell’azienda e del pacchetto acquistato. Scegli un software che si adatti al tuo budget ma che consenta anche al reparto di crescere in termini di dimensioni e portata.
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Intervistare i candidati per lavorare nel dipartimento di Help Desk. Assumi solo persone che hanno esperienza che corrisponde alle esigenze della tua azienda. Estendi le offerte a coloro che ritieni siano i più talentuosi e capaci.
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Documentare tutti i protocolli e le procedure in un promemoria. Distribuisci il promemoria ai dipendenti in modo che sappiano come accedere ai servizi dell’Help Desk.