La comunicazione scritta consente alle aziende di comunicare sviluppi, aspettative e aspetti legali ai dipendenti e ai contatti nel mondo esterno. Mentre le tradizionali copie cartacee della comunicazione scritta negli affari sono ancora prevalenti, la posta elettronica e la comunicazione online sono diventate sempre più comuni. Data l’importanza della comunicazione scritta, è una buona idea comprendere le basi per applicare le migliori pratiche alla propria attività.
Azioni
Due classificazioni principali della comunicazione scritta sono negli affari, secondo My Own Business, un’organizzazione senza scopo di lucro che lavora con gli imprenditori. La comunicazione aziendale scritta interna coinvolge datori di lavoro e dipendenti a tutti i livelli dell’azienda. La comunicazione scritta esterna coinvolge clienti, appaltatori indipendenti, colleghi del settore e altre persone che non lavorano direttamente per l’azienda. I tre tipi principali di comunicazione scritta nel mondo degli affari includono lettere commerciali, promemoria e rapporti. Esempi moderni possono estendersi alla messaggistica di testo, ai post sui social network e alle presentazioni aziendali multimediali.
si utilizza
Le lettere commerciali possono aiutare a promuovere l’immagine aziendale comunicando con il mondo esterno. I promemoria vengono utilizzati principalmente dai datori di lavoro e dai dipendenti per comunicare informazioni su progetti in corso, cambiamenti nelle procedure aziendali o altri argomenti interni. Lettere commerciali e promemoria possono essere utilizzati per confermare per iscritto quanto concordato verbalmente. I report aiutano a comunicare nuove informazioni, analisi di dati o ricerche o raccomandazioni per decisioni future.
Comunicazione tramite posta elettronica
La posta elettronica è diventata una forma comune di comunicazione scritta nel mondo degli affari grazie alla sua consegna rapida, facilità d’uso e capacità di raggiungere un vasto pubblico. L’archiviazione della posta elettronica aziendale è diventata sempre più importante poiché la posta elettronica è diventata “ugualmente ammissibile” in tribunale come documenti cartacei formali. Poiché la comunicazione e-mail continua a crescere come forma di comunicazione aziendale scritta, le aziende cercano sempre più fonti esterne per assistenza nella gestione della posta elettronica.
Tip
Crea uno schema prima di creare una comunicazione scritta per brevità, chiarezza e concisione. Offri risorse aggiuntive per la comunicazione continua, come un numero di telefono, un numero di fax o un indirizzo e-mail. Usa elenchi puntati ed elenchi numerati per semplicità. La comunicazione aziendale scritta dovrebbe concludersi con un invito all’azione. Segui la comunicazione scritta con una telefonata quando possibile.
galateo
Rispettare l’etichetta appropriata quando si invia o si risponde alla corrispondenza commerciale. Le lettere commerciali devono includere carta intestata, la data, l’indirizzo del lettore, un saluto, l’intestazione della lettera, il contenuto del corpo principale, le osservazioni di chiusura e la firma e il nome del mittente.
Quando rispondi a un’e-mail, non eliminare il messaggio originale del mittente nella casella di testo della risposta. Lasciare queste informazioni in posizione consente al destinatario di inserire rapidamente la tua risposta nel contesto. L’oggetto delle e-mail aziendali deve essere chiaro e significativo. Se non sei sicuro del nome del destinatario, indirizza la nota come “Gentile Signore o Signora”.