È necessario conservare le ricevute a fini di documentazione e fiscali; non devi tenere la carta fisica. Con uno scanner e un programma di gestione delle ricevute puoi salvare le informazioni sulle spese sul tuo MacBook. Molti programmi di gestione delle ricevute hanno alcuni tratti in comune: riconoscimento ottico dei caratteri per identificare il testo sullo scontrino e un database per la catalogazione delle spese. Se desideri un software specifico per la gestione delle ricevute e possiedi già uno scanner, Paperless è la strada da percorrere. Gli scanner leggeri e portatili di Neat o Doxie si abbinano meglio al tuo MacBook; Neat offre un software di gestione delle ricevute mentre Doxie è solo uno scanner senza strumenti specifici di gestione delle ricevute.
Senza carta
Installa Paperless sul tuo MacBook (link in Risorse). Originariamente chiamato ReceiptWallet, Paperless funziona con il tuo scanner esistente per riconoscere e classificare le tue ricevute. A partire da luglio 2013, Paperless è disponibile per $ 50 con una prova gratuita di 30 giorni. Ti consigliamo di installare tutti i driver dello scanner sul tuo MacBook se non l’hai già fatto. Con la ricevuta nel piano dello scanner, fare clic sul pulsante “Scansione” nella barra degli strumenti senza carta per aprire una finestra denominata Foglio di acquisizione immagini che mostra gli scanner collegati. Seleziona lo scanner e fai clic su “Mostra dettagli” per visualizzare l’anteprima della ricevuta. Se tutto sembra corretto, fare clic sul pulsante “Scansione”.
NeatReceipt
Installa il software NeatReceipt sul tuo MacBook e poi collega lo scanner Neat al tuo computer. Lo scanner NeatReceipt è piccolo e portatile: se utilizzi uno scanner Neat di grandi dimensioni, questo è l’hardware NeatDesk. O funziona per la scansione delle ricevute, ma NeatDesk scansiona con i documenti rivolti verso l’alto mentre NeatReceipt scansiona i documenti a faccia in giù. Quando sei pronto, fai scorrere la ricevuta a faccia in giù nello scanner e premi il pulsante “Scansione” sullo scanner o all’interno del software. Dopo la scansione, NeatReceipts rileverà le informazioni sulla ricevuta, inclusi il venditore, la data, il tipo di pagamento, l’imposta e l’importo. È inoltre possibile impostare manualmente questa formazione nel software.
Doxie
Installa il software Doxie sul tuo MacBook; quando richiesto, collega lo scanner Doxie tramite USB. Se è la prima volta che utilizzi il software, ti verrà chiesto di calibrare lo scanner. Inserisci la ricevuta a faccia in giù nello scanner Doxie con l’angolo allineato a destra. Tenerlo in posizione finché lo scanner non afferra la carta. Puoi premere il pulsante “cuore” sullo scanner per avviare la scansione della ricevuta o avviare la scansione dal software Doxie utilizzando le opzioni di scansione nell’angolo in alto a sinistra dello schermo. Seleziona le ricevute scansionate nel software Doxie e fai clic su “Salva” per salvarle sul tuo computer; puoi scegliere tra PDF e tipi di file immagine.
Backup
Esegui backup regolari dei file delle ricevute, tramite un servizio cloud o su un’unità esterna, per assicurarti di non perderli. Potresti anche prendere in considerazione la possibilità di conservare le tue ricevute cartacee a scopo di backup nel caso in cui accada qualcosa al tuo computer. Puoi sempre organizzarli e riporli in una scatola nell’armadio senza dover fare riferimento ai record fisici a meno che qualcosa non vada storto con quelli digitali.