Se si dispone di un elenco di indirizzi e-mail in un foglio di calcolo Excel, è possibile importarlo in una Rubrica Mac convertendo il file Excel in un file con valori separati da virgole basato su testo. Rubrica Indirizzi può leggere questi file e aiuterà ad automatizzare il processo di importazione. Finché il foglio di calcolo è ben organizzato, l’intero processo dovrebbe richiedere solo pochi minuti anche se hai centinaia di indirizzi email da importare. Se non hai Microsoft Excel sul tuo Mac, puoi utilizzare qualsiasi computer con Excel per creare il file CSV.
Esportazione in un CSV
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Avvia Excel e apri il foglio di lavoro contenente gli indirizzi email.
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Fare clic su “File | Salva con nome | Formato | CSV (delimitato da virgole)”. Digita il nome che desideri nel campo “Salva con nome” purché termini con l’estensione “.csv”. Fai clic su “Salva”. Potrebbe aprirsi una finestra di dialogo per avvisarti che il formato CSV non salverà tutte le funzionalità nel foglio di lavoro corrente. Fai clic su “Salva”.
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Esamina il foglio di lavoro. La prima riga dovrebbe contenere titoli per ogni colonna. In caso contrario, inserire una nuova prima riga facendo clic sulla prima cella (A1) e quindi selezionando “Riga” dal menu Inserisci. Identifica ogni colonna digitando un titolo nella prima riga come “Cognome”, “Nome”, “Azienda”, “Telefono di casa”, “Azienda”, “Email” ecc.
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Elimina tutte le righe o le colonne che non contengono le informazioni necessarie per la rubrica.
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Salvare il foglio di lavoro selezionando “Salva” dal menu File. Trasferisci il file tramite e-mail o con un’unità flash USB sul computer Mac se hai utilizzato un computer diverso per creare il file CSV.
Importazione nella rubrica
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Avvia Rubrica Indirizzi sul computer Mac. Seleziona un gruppo dal menu a sinistra o fai clic su “+” nella parte inferiore sinistra della finestra per creare un nuovo gruppo. Tutti gli indirizzi email verranno importati in questo gruppo.
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Seleziona “Importa” dal menu File. Seleziona il file CSV che hai creato dal foglio di lavoro Excel e fai clic su “Apri”.
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Guarda le informazioni nel riquadro sinistro della finestra della Rubrica. Ogni intestazione di colonna è associata a una voce della Rubrica. Ad esempio, “Primo” nella Rubrica deve essere associato a “Nome” nel foglio di lavoro. Fare clic su una voce della Rubrica che non è accuratamente abbinata a un’intestazione del foglio di lavoro e modificarla con la voce che si preferisce. Ad esempio, “E-mail (altro)” potrebbe essere associato all’indirizzo e-mail. È possibile modificarlo in “Email (lavoro)” o “Email (casa)” come desiderato.
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Assicurati che l’opzione “Ignora la prima carta” sia selezionata. Il riquadro destro della finestra dovrebbe indicare “La prima scheda contiene le intestazioni di colonna”.
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Fare clic sul pulsante freccia destra per visualizzare il primo contatto. Il riquadro di destra mostra come apparirà la carta al termine dell’importazione. Apporta le modifiche alla singola scheda facendo clic sulle informazioni nel riquadro di destra. Apporta le modifiche a tutte le carte selezionando una nuova voce della Rubrica nel riquadro di sinistra.
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Fare di nuovo clic sul pulsante freccia destra per rivedere schede aggiuntive. Quando sei soddisfatto dell’aspetto dei contatti, fai clic su “OK”. I dati vengono importati nel gruppo selezionato della rubrica.