Come con altri tipi di transazioni in un libro mastro aziendale o giornale, gli acquisti e i rimborsi con carta di credito devono essere adeguatamente contabilizzati utilizzando principi contabili generalmente accettati, chiamati GAAP. Un contabile o un contabile deve effettuare più di una registrazione per una transazione con carta di credito al fine di seguire le linee guida di base stabilite da GAAP.
Costi aggiuntivi
A causa del modo in cui le società di carte di credito addebitano le commissioni ai commercianti, è necessario immettere la voce contabile per ciascuna transazione per tenere conto di tali commissioni. Le società di carte di credito guadagnano una piccola percentuale di ciò che il commerciante fa su ogni vendita, di solito tra il 2 e il 5%. Ciò richiede una voce composta per tenere conto delle ricevute della carta di credito. Ad esempio, un addebito di $ 100 con una commissione del 5% verrà inserito come addebito in contanti per $ 95 e addebito per commissioni sulla carta di credito di $ 5.
I crediti
Sebbene la maggior parte delle rettifiche delle carte di credito vengano trattate come movimenti di cassa, alcune vengono invece trattate come crediti. Ciò si verifica generalmente quando il commerciante fornisce i propri conti di credito ai clienti in modo che i clienti possano fare acquisti nei loro negozi. Ad esempio, alcune stazioni di servizio e negozi di alimentari offrono carte di credito in modo che i clienti effettuino la maggior parte dei loro acquisti di gas attraverso di loro. Quando viene effettuata una transazione, il conto di vendita viene accreditato mentre viene accreditato anche il conto del cliente. Un acquisto di $ 100 verrebbe quindi inserito come un addebito di $ 100 per i conti attivi e un credito di $ 100 per le vendite con carta di credito.
Arrivo di pagamento
Le voci della carta di credito nel giornale di registrazione generale dipendono da quando la società emittente della carta di credito prende le sue commissioni. Se ciò avviene immediatamente, l’effetto è la doppia entrata di base che tiene conto della commissione e l’importo residuo che va al commerciante. Quando questo pagamento viene ritardato, è necessario effettuare un adeguamento. Se il pagamento della quota fosse ritardato nel periodo contabile successivo, che di solito è il mese successivo quando si tratta di carte di credito, sarebbe necessaria una registrazione separata per evitare di violare il principio della partita doppia utilizzato nella contabilità. I ricavi generati dalla vendita sarebbero stati inseriti nelle voci del mese precedente come addebito in contanti e accredito di clienti. La commissione per la carta di credito verrebbe inserita il mese successivo come addebito con un credito corrispondente di crediti verso l’emittente della carta per lo stesso importo.
Spese per interessi
Quando un’azienda fa affidamento su una carta di credito per pagare le spese a lungo termine, può registrare gli interessi passivi come voce separata nel giornale di registrazione generale. Anche questa viene inserita in partita doppia, in cui vengono addebitati gli interessi passivi e contestualmente accreditati gli interessi passivi. Viene inserito mensilmente per ogni pagamento di interessi. Ad esempio, se una società ha pagato $ 1,200 di interessi sulla carta di credito per un intero anno, la voce di ogni mese avrebbe un addebito di $ 100 per interessi passivi e un credito corrispondente di $ 100 per interessi pagabili.