Per quanto vorresti credere di vivere in un’era completamente digitale, ci sono ancora molti documenti cartacei utilizzati ogni giorno. La maggior parte dei contratti richiede firme originali in inchiostro, fatture e documenti di trasporto vengono stampati e spediti con ogni ordine e i documenti di offerta vengono normalmente stampati e rilegati in un libro. È necessario utilizzare idee di archiviazione e organizzazione per assicurarsi di poter accedere facilmente a documenti importanti.
Archiviazione
Se consenti ai tuoi file attivi di essere mescolati con i tuoi file archiviati, ciò può rendere la ricerca dei documenti correnti più difficile del necessario. Crea due sistemi di archiviazione all’interno del tuo schedario. Rendi attivi la parte superiore del tuo cabinet e i file archiviati nella parte inferiore. I tuoi file archiviati normalmente richiedono più spazio, quindi lascia più spazio nel cassetto del tuo archivio per quei file. Posiziona i file attivi nella parte superiore del cabinet per un facile accesso e metti i file archiviati nella parte inferiore.
Codificazione del colore
Quando guardi un cassetto dello schedario pieno di cartelle manila, possono iniziare a sembrare tutte uguali. Un modo per trovare più facilmente il file giusto è utilizzare un sistema di codifica a colori nelle cartelle dei file. Puoi acquistare adesivi colorati per le tue cartelle di file in qualsiasi negozio di forniture per ufficio. È possibile utilizzare i colori per designare diversi reparti, differenziare i file finanziari da quelli non finanziari o suddividere i file in base alla responsabilità esecutiva. Per aiutare gli altri a usare il tuo sistema di codifica a colori, crea una guida su un normale pezzo di carta da 8 1/2 pollici per 11 pollici che ha gli adesivi su di esso insieme a ciò che gli adesivi dovrebbero rappresentare.
Sottocartelle
Se si dispone di informazioni che possono essere facilmente separate in sottocategorie, è necessario utilizzare le sottocartelle per archiviare tali informazioni. Ad esempio, se si dispone di una serie di file per ciascuno dei 50 stati, utilizzare 50 sottocartelle per mantenere separate le informazioni nel sistema di archiviazione. Le sottocartelle possono aiutarti a separare le fatture attive dalle fatture pagate, suddividere i diversi record del personale del reparto o mantenere tutte le informazioni per ogni ordine di acquisto raggruppate insieme per numero di ordine di acquisto.
Mantienilo organizzato
Crea una regola per l’ufficio in base alla quale solo un piccolo gruppo di persone designate può estrarre i file e rimetterli negli armadietti. Se si consente a chiunque nell’azienda di accedere ai file, alla fine i sistemi di archiviazione verranno ignorati e ci sarà confusione. Consentire solo a determinate persone che conoscono i sistemi di estrarre i file per coloro che ne hanno bisogno e di restituirli quando hanno finito.