Chiunque abbia accesso alla tua posta elettronica o al tuo computer può ottenere una conservazione dei tuoi documenti aziendali. Se salvi o invii informazioni sensibili, potresti mettere a rischio la tua azienda o te stesso. La crittografia ti consente di proteggere i tuoi documenti da occhi indiscreti. Esistono due tipi di crittografia e diversi programmi che lo offrono.
Come funziona la crittografia
Quando si crittografa un documento, si immette una chiave numerica. Il software di crittografia utilizza un algoritmo, o una formula matematica, per convertire il testo in testo cifrato, che mescola le parole per qualsiasi visualizzatore non autorizzato. Chiunque desideri visualizzare il documento deve conoscere la chiave del numero o disporre di un certificato integrato nel visualizzatore di documenti o nell’e-mail che include la chiave.
Tipi di crittografia
La crittografia simmetrica spinge il documento attraverso un software di crittografia, che genera una chiave. Il programma di crittografia simmetrica invia quindi i documenti e la chiave separatamente al visualizzatore. Il visualizzatore avrà bisogno dello stesso programma di crittografia simmetrica per visualizzare il documento. La crittografia asimmetrica ha due chiavi: una pubblica e una privata. Il software utilizza la chiave pubblica per codificare il documento e la chiave privata per decodificare un documento. Sebbene entrambi i tipi di crittografia forniscano una protezione di base, la crittografia asimmetrica è più difficile da violare e più sicura per i documenti sensibili.
Crittografia integrata
Molti client di posta elettronica offrono la crittografia incorporata per i messaggi di posta elettronica. Questo software di crittografia fornirà una chiave per tutti i messaggi di posta elettronica inviati o i documenti allegati all’e-mail. Diversi popolari programmi software di elaborazione testi offrono anche la crittografia incorporata. In genere, è necessario aggiungere una crittografia separatamente a ogni documento che si desidera proteggere. In genere, i programmi integrati utilizzano la crittografia simmetrica.
Crittografia opzionale
Per una maggiore protezione, puoi utilizzare un software di crittografia separato per proteggere i tuoi documenti. Ad esempio, Windows offre Encrypting File System. Questo sistema ti consente di crittografare i documenti e salvarli sul tuo disco rigido. Symantec offre un software di crittografia che le aziende possono utilizzare per proteggere dispositivi mobili e laptop. Questo software installa la crittografia per tutti i tipi di documenti.