Un conto clienti si riferisce a un metodo di contabilità. Un giornale, gestito da un libro mastro scritto a mano o da un software per computer, gestisce la fatturazione di beni e servizi ai clienti. In genere, un sistema contabile crea una fattura da dare al cliente e l’importo della fattura viene addebitato sul conto del cliente, dove viene mantenuto un saldo corrente. I pagamenti ricevuti da un cliente vengono applicati al suo account e il nuovo saldo dovuto viene calcolato e aggiornato.
Monitoraggio dei saldi dei clienti
L’utilizzo principale di un sistema di contabilità clienti è monitorare le transazioni di acquisto e pagamento per i clienti. Quando un cliente effettua un acquisto e lo addebita o effettua un ordine, il costo per quel prodotto o servizio viene inserito nel conto del cliente come importo dovuto all’azienda. Gli acquisti vengono visualizzati nel sistema contabile come debiti e il saldo corrente per quel cliente viene rettificato. Gli acquisti aggiuntivi vengono registrati e aumentano il debito verso l’azienda. In genere, alla fine del mese, gli estratti conto vengono generati dal sistema di contabilità clienti e al cliente viene inviato un estratto conto del “saldo dovuto”. Quando i pagamenti vengono ricevuti, gli importi dei pagamenti vengono applicati al saldo del cliente, riducendo l’importo dovuto e calcolando un nuovo saldo. I programmi software per computer rendono questo compito facile e preciso.
Avvisare i dipartimenti delle raccolte
Un altro utilizzo di un programma di contabilità clienti è quello di aiutare a trovare i clienti che sono in ritardo nei loro pagamenti. I programmi software possono generalmente generare “rapporti di analisi dell’età”, con l’utente che seleziona la quantità di tempo che i conti sono in ritardo, in genere 30, 60, 90 o 120 giorni. Con un elenco di clienti in ritardo, il reparto contabilità può trasferire i conti dei clienti a un dipartimento o servizio di riscossione, dove è possibile adottare procedure più aggressive nel tentativo di ricevere pagamenti in ritardo.
Determinazione delle attività di una società
Le aziende a volte richiedono prestiti commerciali o per ottenere crediti con i fornitori in modo che possano ordinare forniture e differire il pagamento. In questi casi, il fornitore o il reparto prestiti bancari potrebbe voler vedere un elenco delle attività dell’azienda. Il conto clienti svolge un ruolo fondamentale nella determinazione delle attività, poiché sommerà tutti gli importi correnti in essere dovuti alla società dai clienti. Questi importi non ancora riscossi fanno parte del patrimonio della società.
Reporting fiscale
Le aziende devono riportare annualmente entrate e spese al governo statale e federale e alcune devono presentare imposte sul reddito stimate mensilmente o trimestralmente. Un programma di contabilità clienti per computer può calcolare il reddito totale ricevuto dai clienti per un determinato periodo di tempo, ad esempio dal 1 ° gennaio al 31 marzo. Questi dati diventano estremamente importanti per determinare l’importo della tassa stimata da inviare ai governi federale e statale, nonché il reddito totale per l’anno solare o fiscale.