Il monitoraggio della classe, chiamato anche codifica del progetto, consente di tenere traccia delle spese e dei profitti direttamente per lavori, clienti, dipendenti e attività specifici. Le classi consentono di monitorare i costi a livello di reparto, valutare la redditività per i singoli uffici o creare report che mostrano come si comportano tipi di servizi separati sul mercato. Se la tua azienda utilizza QuickBooks di Intuit, puoi impostare il monitoraggio della classe opzionale per fornire un maggiore controllo sui tuoi profitti e una maggiore flessibilità nella tua capacità di rivedere la salute finanziaria della tua azienda.
Attivazione del monitoraggio delle classi
Prima di poter utilizzare le lezioni per segmentare i costi e i progetti, è necessario attivare la funzione nel software QuickBooks. L’attivazione richiede un rapido viaggio alle preferenze dell’applicazione. Una volta aperto il menu Modifica e scelto “Preferenze”, troverai Contabilità tra le categorie elencate a sinistra. Nella scheda Preferenze società della schermata Contabilità, vedrai una casella di controllo per “Usa monitoraggio classi”. Dopo averlo attivato e aver fatto clic sul pulsante “OK” per confermare la selezione, è possibile iniziare a stabilire le classi.
Impostazione delle classi
La codifica dei tuoi progetti funziona correttamente solo quando applichi il monitoraggio delle classi segmentando la tua attività da una prospettiva. Ad esempio, uno studio di servizi professionali – architetti, un’agenzia pubblicitaria, uno studio legale – dovrebbe istituire corsi da seguire sia dai mandanti dello studio che dalle singole sedi degli uffici, ma non entrambi. Puoi codificare praticamente ogni aspetto delle tue entrate e uscite, ma otterrai il massimo vantaggio dal monitoraggio dei tipi di costi che ritieni significativi. Se stai pagando per le copie in un negozio di stampa al dettaglio, tenere traccia di questi costi come una classe potrebbe mostrarti se è il momento di investire in attrezzature interne. Allo stesso tempo, utilizza un codice vario per tenere traccia dei costi che contribuiscono ai tuoi profitti ma non rientrano in una categoria definita.
Classi vs. Tipi
QuickBooks ti consente di definire classi e tipi come modi per definire i tuoi clienti, progetti e fornitori di servizi esterni. Pensa alle classi come a categorie di transazioni generali che possono essere applicate a tutti i tuoi clienti. I tipi segmentano i tuoi clienti in vendita al dettaglio e all’ingrosso, i tuoi progetti in edilizia residenziale o commerciale, i tuoi fornitori in base ai servizi che forniscono. I sottotipi separano i tipi per sottocategoria. Le classi consentono di configurare un reparto come centro di costo che addebita ad altri reparti i propri servizi, tracciare le divisioni per linea di prodotti o posizione o monitorare l’attività portata da un singolo partner.
Considerazioni
Se gestisci più di un’entità incorporata o di un’azienda separata, dovrai separarli in singoli file QuickBooks per far funzionare correttamente le lezioni, per non parlare dei costi imponibili. Si è tentati di cercare di riunire tutte le singole imprese in un unico set di libri, ma creerai grattacapi molto più grandi dello sforzo di cui avrai bisogno per tenere separate le tue aziende. Tieni presente che, come qualsiasi procedura di monitoraggio finanziario, le lezioni funzionano solo se inserisci e codifichi i tuoi dati in modo coerente. Rimandare le scartoffie fino a quando non si accumulano solleva la prospettiva che lo solcherai per farlo entrare e commettere errori nella fretta di completare il tuo lavoro.