Viene istituito un sistema di contabilità aziendale per suddividere le spese aziendali in diverse categorie o conti. Questo processo è utile per la presentazione di moduli fiscali che calcolano il reddito netto di un’azienda sottraendo ciascuna delle sue categorie di spese dal reddito lordo. È anche utile per scopi interni, come valutare le attività aziendali per determinare se un’azienda sta effettivamente rispettando il proprio budget e raggiungendo i propri obiettivi di spesa.
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Acquisire familiarità con l’attività di cui si tiene la contabilità. Impara il più possibile sui suoi processi, compreso ciò che fa, dove acquista i suoi rifornimenti e le sue attrezzature e come utilizza ciascuno degli articoli che acquista dai suoi fornitori. Queste informazioni ti aiuteranno a valutare gli articoli su ciascuna delle ricevute che rivedi per allocare i suoi acquisti negli account giusti. Ad esempio, se sai che un’azienda alimentare utilizza stock di etichette che acquista in un negozio di forniture per ufficio per le etichette degli ingredienti, eviterai l’errore comprensibile di allocare l’acquisto di stock di etichette al conto delle forniture per ufficio piuttosto che al conto dei materiali di produzione .
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Esamina attentamente gli articoli su ciascuna ricevuta per identificare gli acquisti che appartengono a diversi account. Ad esempio, se la tua azienda di produzione acquista materiali di produzione e prodotti per la pulizia dallo stesso fornitore, questa attenzione ai dettagli ti impedirà di allocare l’intera entrata nel conto materiali di produzione semplicemente perché il primo articolo elencato sulla fattura è un materiale di produzione.
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Crea un elenco di acquisti aziendali in cui la corretta allocazione è controintuitiva. Ad esempio, se un’azienda produttrice di alimenti acquista determinati prodotti alimentari da tenere a portata di mano per la sala pausa dei dipendenti, elencali per ricordarti di assegnarli come forniture o benefici per i dipendenti piuttosto che come materiali di produzione. Rivedere questo elenco con il personale chiave dell’azienda e rivederlo spesso.