Crea un sistema di archiviazione con codici colorati per la tua casa o il tuo ufficio per rimanere organizzato. Un sistema di archiviazione organizzato che aumenta la produttività, ti consente di trovare i file quando ne hai bisogno e aiuta a ridurre il disordine. Man mano che la tua attività cresce, puoi aggiungere nuove categorie di file introducendo un nuovo colore. Designando un posto per i tuoi file e creando un sistema di archiviazione efficace, puoi concentrare il tuo tempo e le tue energie sulla costruzione della tua attività invece di cercare costantemente file o liberare il tuo ufficio.
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Separa i documenti che intendi archiviare in categorie. Ad esempio, creare una categoria di file per fatture cliente, ricevute di vendita, rendiconti finanziari, fatture fornitore e documenti fiscali. Scegli un colore per rappresentare ciascuna categoria. Crea un elenco di categorie di file e il colore corrispondente per una rapida consultazione finché non memorizzi il tipo di file che ciascun colore rappresenta.
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Determina il tipo di schedario da utilizzare per l’archiviazione. In genere, gli schedari verticali ospitano documenti in formato lettera o documenti di circa 8.5 pollici per 11 pollici, mentre gli schedari laterali ospitano documenti di dimensioni legali o documenti di circa 8.5 pollici per 14 pollici. Scegli lo stile del mobile più adatto alle tue esigenze aziendali.
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Acquista cartelle colorate che corrispondono ai colori che hai designato per le categorie di file. Se si utilizzano semplici cartelle manila, acquistare adesivi o etichette colorati che si attaccano al bordo della linguetta della cartella per una facile visualizzazione.
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Posizionare i documenti in cartelle colorate e quindi posizionare le cartelle nello schedario. Organizza le categorie di file in base alle tue esigenze. Ad esempio, posiziona i documenti che visualizzi spesso o le categorie a cui aggiungi più spesso nella parte anteriore dello schedario e le categorie meno utilizzate nella parte posteriore. È inoltre possibile alfabetizzare i file se si creano file individuali per clienti, pazienti e altri. Se si alfabetizzano i file, assegnare a ciascuna lettera il proprio colore acquistando etichette con singole lettere e colori o allegando un’etichetta colorata sulla cartella e scrivendo la lettera sull’etichetta.
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Aggiungi nuove categorie di cartelle come meglio credi assegnando alle nuove categorie un nuovo colore.