Le entrate che accumuli come prodotto delle spese per la tua piccola impresa hanno bisogno di organizzazione. Se categorizzi e archivi le ricevute in modo ordinato, puoi trovare rapidamente un documento se ne hai bisogno. Inoltre, i tuoi sforzi verso l’organizzazione rendono il tempo delle tasse meno frenetico mentre cerchi di rendere conto delle tue spese e ottenere detrazioni. Fortunatamente, anche il più semplice dei sistemi serve allo scopo.
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Scrivi un elenco di categorie che abbiano senso per te allo scopo di organizzare le tue ricevute. Includere categorie come “Utenze”, “Trasporti”, “Assicurazioni”, “Noleggio”, “Attrezzature” e “Forniture”.
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Crea un’etichetta separata per ciascuna categoria sulle etichette delle cartelle di file o su piccoli pezzi di carta. Attaccare ciascuna etichetta a una cartella di file o inserire la carta in un supporto per etichette a cartella di file. In alternativa alle cartelle di file, scrivi le categorie delle ricevute su buste separate. Posizionare i file o le buste in una posizione designata, come uno schedario.
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Metti ogni ricevuta che raccogli nella cartella o busta corretta alla fine di ogni giornata per evitare di smarrire i record. Man mano che accumuli più ricevute, archiviale davanti a quelle più vecchie. Quindi, se devi cercare una ricevuta particolare, puoi individuarla più facilmente.
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Sostituisci le cartelle o le buste ogni mese o conservale per un periodo compreso tra sei e 12 mesi, a seconda del volume di ricevute accumulate. Sposta le vecchie ricevute in una scatola di cartone. Etichettare il periodo di tempo coperto dalle ricevute come “gennaio-giugno 2011”.