Scrivere un assegno aziendale è simile a scrivere un assegno personale. Usa sempre una penna quando scrivi assegni aziendali. Scrivi chiaramente tutte le informazioni sull’assegno per assicurarti che il pagamento venga effettuato correttamente. È inoltre possibile utilizzare il computer per stampare assegni tramite programmi software aziendali comuni. Tieni presente che l’immagine dell’azienda si riflette nel tipo di assegno che scegli di utilizzare. Un avvocato, ad esempio, potrebbe non voler utilizzare assegni con cartoni prestampati poiché tale scelta sarebbe più adatta per un negozio di giocattoli.
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Scrivi la data nella parte superiore dell’assegno. Usa la data in cui viene scritto l’assegno, non una data futura. Se il numero dell’assegno non è prestampato sull’assegno, numerare gli assegni nel libretto degli assegni con cui stai lavorando prima di scrivere qualsiasi assegno. Gli assegni pre-numerati riducono l’emissione di numeri di assegni duplicati e aiutano a tenere traccia di eventuali assegni scritti.
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Scrivi il nome del beneficiario nell’apposito spazio. Utilizza l’intero nome dell’azienda. Ad esempio, se il beneficiario è United States Insurance Group, non scrivere US Ins. Grp. È meglio scrivere il nome per intero in modo che l’assegno sia convalidato e incassato correttamente.
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Indicare l’importo per il pagamento dell’assegno sia in parole che in numeri. Non utilizzare abbreviazioni. La banca utilizzerà i due formati per garantire che l’assegno venga incassato per l’importo corretto. Quando esistono discrepanze, possono verificarsi errori bancari.
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Completare la parte del promemoria del controllo con le informazioni pertinenti. Ad esempio, se stai effettuando un pagamento per un prestito auto, indica il numero del prestito. Se stai effettuando un pagamento su un conto di carta di credito, indica il numero di conto. Verificare con la società a cui si sta effettuando un pagamento e verificare se è necessario includere l’intero numero di conto sull’assegno. Per motivi di sicurezza, alcuni istituti di credito consentono di inserire solo gli ultimi quattro numeri del conto.
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Firma l’assegno. Anche se si utilizza un programma software per scrivere gli assegni, l’assegno deve comunque essere firmato con inchiostro. Registra le informazioni sull’assegno nel tuo libretto degli assegni per rendere più facile la riconciliazione del conto bancario alla fine del mese.