“Doing Business As”, o DBA, è un modo per le aziende di vendere prodotti, aprire conti bancari ed eseguire altre transazioni commerciali senza dover utilizzare i loro nomi di incorporazione ufficiali. Ad esempio, una società il cui nome incorporato è Smith & Associates potrebbe registrare un DBA con un nome più allettante per il gruppo demografico che acquista i suoi prodotti. L’esecuzione delle funzioni contabili per un’azienda con un DBA registrato viene eseguita allo stesso modo di una società tradizionale. Le procedure specifiche variano tra le diverse forme giuridiche incorporate. Ma ogni contabile dovrebbe cercare alcuni elementi chiave quando si tratta di un’azienda che ha un DBA registrato.
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Verificare con i proprietari della società per ottenere un elenco di tutti gli amministratori di database che hanno registrato. Le aziende possono registrare più di un DBA, sebbene possano esserci dei limiti da stato a stato.
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Ottieni un elenco di conti bancari e conti di investimento registrati utilizzando i DBA della società. Assicurati di essere in grado di ottenere tutti i record finanziari per ogni DBA.
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Effettuare un controllo incrociato delle transazioni finanziarie tra i DBA per garantire che non vengano segnalate transazioni duplicate. I titolari di attività commerciali dannose potrebbero utilizzare più amministratori di database per frodare banche e istituzioni fiscali.
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Intervistare gli operatori delle società DBA per ottenere una migliore comprensione della natura della loro attività, del tipo di transazioni che avvengono e del tipo di esigenze e requisiti fiscali che ciascuna di esse potrebbe dover soddisfare. I principi fiscali e contabili possono variare a seconda del prodotto e della natura dell’attività.
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Crea bilanci e rendiconti economici per ciascuno degli amministratori di database in base alle informazioni ottenute dalle società e dagli operatori delle consociate degli amministratori di database.
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Compilare i dati finanziari da ogni DBA per creare un documento principale per la società che delinea tutte le transazioni finanziarie in entrata e in uscita.
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Segui le istruzioni fiscali fornite dalle autorità statali e federali per presentare le tasse ed eseguire la contabilità per ogni DBA.
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Continuare a registrare i dati contabili per ogni DBA, sia individualmente che in forma aggregata, in modo che le informazioni finanziarie siano disponibili per ogni DBA e per la società nel suo insieme.