Le aziende devono stabilire una politica in base alla quale vengono evitati i conflitti di interesse tra un’azienda e il suo consiglio di amministrazione, i dipendenti e gli appaltatori. In questa politica, identificare / elencare le situazioni che costituiscono conflitti non etici e incaricare un comitato della responsabilità di attuare la politica esaminando i conflitti elencati. Tale politica dovrebbe anche indicare chiaramente tutte le potenziali azioni risultanti che l’organizzazione può intraprendere in risposta a qualsiasi conflitto di interessi riscontrato in relazione a qualsiasi individuo già associato all’organizzazione e ai candidati per l’assunzione.
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Decidi chi nell’organizzazione incaricare il compito di redigere la politica formale sui conflitti. Idealmente, l’entità incaricata di formulare questa politica e di supervisionarne l’applicazione e la manutenzione continua dovrebbe essere il comitato delle risorse umane del consiglio di amministrazione, che di solito include uno o due membri del consiglio, il direttore delle risorse umane e il CEO dell’organizzazione o il suo rappresentante debitamente designato.
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Elenca tutti i membri dell’organizzazione a cui si applica la politica. Una semplice dichiarazione generale che la politica si applica a “tutti nell’organizzazione” è intrinsecamente vaga e porta a domande. Sii specifico fin dall’inizio elencando ogni categoria di persona a cui si applica la politica, inclusi membri del consiglio, funzionari, dirigenti, dipendenti, appaltatori e azionisti, se pertinenti. Includere anche altre organizzazioni che funzionano come un’unica entità nella sua relazione con l’organizzazione in questione, come le società come azionisti.
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Considera cosa costituisce un conflitto di interessi e fai un elenco di queste situazioni, con le definizioni se pertinenti. Includere la prevenzione o l’eliminazione di situazioni, come le seguenti: qualsiasi membro dell’organizzazione che possiede o ha un interesse finanziario in una società concorrente in cui tale individuo potrebbe essere influenzato a prendere una decisione commerciale non nel migliore interesse dell’organizzazione se guadagna finanziariamente favorendo l’interesse concorrente; qualsiasi membro applicabile dell’organizzazione che utilizza la sua posizione per influenzare una decisione di assunzione o promozione a favore di un rapporto personale e / o familiare, incluso il nepotismo; qualsiasi membro dell’organizzazione in corsa per cariche pubbliche in cui la posizione pubblica può essere utilizzata per promuovere gli interessi politici, finanziari e / o di pubbliche relazioni dell’organizzazione; e stretti rapporti tra individui con diversi livelli di autorità all’interno dell’organizzazione in cui tale rapporto può essere percepito come favoritismo, portando così ad accuse di alienazione. Includere sempre una dichiarazione che l’organizzazione intende seguire lo spirito della politica così come la sua lettera per prevenire qualsiasi tentativo di esentare un conflitto da una costruzione rigorosa del linguaggio della politica.
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Includere almeno due catene separate di segnalazione per garantire l’anonimato e l’assenza di ripercussioni per incoraggiare i dipendenti a fornire informazioni sui conflitti.
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Stabilire una procedura passo passo in base alla quale vengono esaminati i presunti conflitti e designare chi conduce questa indagine.
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Considerare e quindi dichiarare chiaramente tutte le potenziali azioni risultanti che l’organizzazione può intraprendere in risposta a un conflitto rivelato o a una situazione che si ritiene costituisca un conflitto dopo un’indagine formale.
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Mantenere attivamente la politica continuando ad aggiungerla o modificarla in risposta alle esigenze dell’organizzazione. In questo modo la politica diventa un “documento vivo” che cresce e cambia ad ogni nuova situazione incontrata dall’organizzazione.
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Applicare la politica in modo coerente e incaricare il comitato delle politiche della supervisione continua del processo di candidatura in modo che i dipendenti, i candidati e il pubblico comprendano che l’organizzazione è vigile nei suoi sforzi per identificare i conflitti di interesse e si impegna a prevenirli in primo luogo.