Fissare un appuntamento di lavoro sembra semplice, ma richiede capacità di leadership. Hai bisogno di finezza, pazienza, capacità di destreggiarsi tra i programmi di diverse persone e un talento per la persuasione. Poiché gli appuntamenti possono fare la differenza tra successo o fallimento per la tua azienda, è essenziale padroneggiare le competenze necessarie per organizzarli.
Impostazione delle priorità
Il programma di qualcuno avrà la precedenza su quello di tutti gli altri. Se stai incontrando un cliente, il programma del cliente domina. Se è necessario programmare più dirigenti, adattare il programma di tutti a quello del dirigente più anziano. Se stai programmando una riunione di diversi imprenditori, devi trattarli tutti allo stesso modo, ma se la maggior parte di loro ha un solo tempo a disposizione, puoi fare appello a un senso di praticità con la minoranza che ha orari diversi.
Pianificazione del tempo di preparazione
Non puoi programmare il tempo di preparazione per tutti i partecipanti, ma puoi programmare il tuo. Imposta il tempo di preparazione per la riunione ed elenca le attività che desideri completare prima della riunione. Fornisci un elenco di preparazioni suggerite che altri partecipanti possono fare, in modo che pianificheranno il loro tempo per prepararsi per la riunione.
Distribuire un’agenda
Invia a ogni partecipante una copia degli argomenti che prevedi vengano trattati nella riunione. Questo non solo segnala che l’incontro ha uno scopo preciso, ma ti dà anche l’opportunità di chiedere ai partecipanti di assumere ruoli specifici. Ad esempio, se tutti sanno che il budget di marketing verrà discusso, una persona responsabile di quel budget può assumere la guida della riunione per quella parte dell’agenda.
Software e tecnologia limitanti
Limitare l’utilizzo della tecnologia può aiutarti a fissare un appuntamento. Se è necessario utilizzare software e computer per la riunione, evitare applicazioni insolite o hardware difficile da utilizzare. Non vuoi che i glitch interrompano la tua riunione. Creare un piano di backup, come le stampe cartacee di presentazioni PowerPoint, da utilizzare in caso di guasto della tecnologia. Avvisa la persona o le persone con cui desideri incontrare che eliminerai le barriere tecnologiche e ti sarà più facile fissare l’appuntamento.
Conferma tutto
Mantieni tutti i partecipanti informati su sviluppi, modifiche e miglioramenti alla riunione. Conferma la loro presenza e assicurati che tutti conoscano l’ora e il luogo. Invia promemoria dell’ultimo minuto il giorno della riunione.