Come proprietario di una piccola impresa, potresti avere risorse limitate per l’automazione dell’ufficio aziendale. Analizza i processi aziendali essenziali per la tua piccola impresa e acquista tecnologia per automatizzare il maggior numero possibile di questi processi. Un pacchetto software per piccole imprese fornirà molti vantaggi, ma ci sono più tipi di tecnologia che dovrai acquistare per automatizzare l’ufficio aziendale.
Analizza le esigenze di tenuta dei registri
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Analizza i tipi di record che la piccola impresa deve conservare per soddisfare i requisiti legali e aziendali. Ciò include aree come la contabilità fornitori, la contabilità clienti, la gestione del conto corrente, l’ordinazione di forniture, la gestione dell’inventario, la preparazione delle imposte sul reddito, la registrazione del personale e il monitoraggio degli ordini dei clienti.
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Analizza ogni funzione di registrazione una alla volta. Decidi se una persona che esegue questa funzione avrà bisogno di qualsiasi tecnologia per ufficio, come una macchina per ufficio o un programma per computer, per portare a termine il lavoro.
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Classifica le funzioni di tenuta dei registri nell’elenco come essenziali per il funzionamento minimo dell’ufficio commerciale. Ad esempio, è essenziale tenere traccia degli ordini dei clienti e fatturarli per prodotti o servizi.
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Metti le funzioni di tenuta dei registri che non puoi permetterti di supportare con persone o tecnologia in questo momento in una lista dei desideri.
Crea un piano di spesa tecnologica
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Assegna un importo in dollari a ciascuna funzione di tenuta dei registri aziendali che hai mantenuto nell’elenco delle priorità. Ciò richiederà alcune ricerche, ad esempio quanto costa acquistare o affittare una fotocopiatrice per l’ufficio commerciale.
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Riduci il budget per la tecnologia all’importo in dollari che puoi permetterti di spendere nella fase di avvio. Ad esempio, potresti utilizzare un pacchetto di contabilità per piccole imprese finché non hai i soldi per assumere i servizi di un contabile o acquistare un sistema di contabilità migliore.
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Assegna una data per ogni acquisto di tecnologia a ciascun articolo nel piano tecnologico.
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Effettua acquisti in base alla tempistica del budget tecnologico.
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Assembla le tecnologie e disponile nel tuo ufficio commerciale.
Assegna alle persone l’utilizzo delle tecnologie
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Assegnare una persona a svolgere ciascuna attività di registrazione utilizzando la tecnologia presso la sua postazione di lavoro o nell’area comune dell’ufficio, a seconda dei casi. Ad esempio, potresti aver acquistato un computer, una stampante e un telefono per ogni dipendente in un ufficio da 10 persone. Dai a ogni persona una postazione di lavoro con il computer.
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Installa il software appropriato su ogni macchina. Ad esempio, utilizza un pacchetto software di base per ufficio come Microsoft Office Small Business Edition, Corel WordPerfect Office o Microsoft Works su ogni macchina o mostra ai dipendenti come utilizzare software gratuito come Open Office.
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Formare i dipendenti a utilizzare le proprie attrezzature, software per computer e macchine secondo necessità. Ad esempio, potresti mostrare all’addetto alla contabilità come gestire i tuoi conti e le funzioni di fatturazione utilizzando il software di contabilità.