Un file di assicurazione commerciale in genere contiene tutte le informazioni sull’account, ad eccezione dei reclami, per un cliente. Questo file archivia tutto, dai materiali di marketing di un cliente ai rapporti di sottoscrizione e alla polizza assicurativa stessa. Sebbene il contenuto specifico di un file di assicurazione commerciale possa differire da azienda a azienda, i contenuti sono sostanzialmente gli stessi.
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Seguire le linee guida di sottoscrizione dell’azienda per istruzioni specifiche sull’impostazione dei file. La maggior parte delle aziende utilizza cartelle di file con codice colore per diversi tipi di criteri o criteri emessi da diversi reparti all’interno di un’azienda. Se è presente un elenco di controllo del file di sottoscrizione, utilizzalo per assicurarti di aver incluso tutti gli elementi specifici dell’azienda.
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Raccogli tutte le applicazioni firmate. Le applicazioni in genere devono avere una firma per indicare che il cliente ha fornito tutte le informazioni necessarie e attesta la validità delle informazioni.
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Raccogliere tutte le ricerche sull’account, inclusi i materiali di marketing del cliente, le ricerche su Internet, le serigrafie del sito Web, gli articoli sull’azienda del cliente, eventuali rinunce di responsabilità utilizzate dal cliente. Fare riferimento alle linee guida di sottoscrizione della società per le informazioni esatte necessarie per prendere decisioni di sottoscrizione.
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Compilare tutti i rapporti di sottoscrizione e gli strumenti decisionali, inclusi i fogli dei tassi, le cronologie delle perdite, i rapporti sulle percentuali di perdita e altri rapporti specifici dell’azienda, una volta che il conto è stato citato. La maggior parte delle informazioni finanziarie dei clienti è inclusa anche nella sezione di sottoscrizione, compresi i bilanci e i rapporti Dun & Bradstreet.
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Metti insieme la polizza di nuova emissione, i raccoglitori, i certificati di assicurazione e le girate. Normalmente, la politica viene inserita nel file nel formato originariamente creato, con la pagina Dichiarazioni in alto. Eventuali certificati di assicurazione e di girata sono posti sotto la pagina delle Dichiarazioni, in ordine di data di emissione. I raccoglitori, che sono la prova della copertura emessa prima della polizza effettiva, vengono inseriti nella sezione Polizza e rimangono in fondo una volta che la copia del file della polizza viene inserita nel file.
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Conservare le richieste di approvazione, le convalide emesse e le richieste di certificato e una copia del certificato completato, in ordine di occorrenza, in una sezione separata. Ciò consente una registrazione visiva delle modifiche apportate durante il periodo della polizza.
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Conservare la documentazione di conformità (prova di archiviazione per le polizze Surplus Lines), i documenti per il finanziamento della polizza Premium, le fatture e qualsiasi altra documentazione di vario tipo in una sezione separata.
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Memorizza separatamente tutte le comunicazioni, inclusi registri telefonici, copie e-mail, lettere e promemoria, con le comunicazioni più recenti posizionate in cima. Potrebbe anche essere necessario utilizzare un foglio di registro per tenere traccia dell’avanzamento di un file. Dovrebbe essere posizionato in alto, in genere all’interno della copertina anteriore del file della polizza.