I fogli di calcolo online possono essere efficaci durante la gestione o la condivisione di dati tra un gruppo di collaboratori. L’archiviazione basata sul Web significa che i file sono sempre accessibili da qualsiasi browser, inoltre elimina il fastidio di distribuire manualmente le versioni aggiornate ogni volta che vengono implementate le modifiche. Nella maggior parte dei casi, i file vengono salvati in tempo reale e possono essere consultati contemporaneamente da più utenti. Alcune di queste opzioni di fogli di calcolo collaborativi supportano funzionalità di sicurezza aggiuntive, come la visibilità di sola lettura e la protezione tramite password, in modo che i tuoi dati rimangano invariati e le informazioni sensibili siano visibili solo a coloro a cui hai concesso l’accesso.
Proteggi con password il file scaricato
Se il tuo obiettivo è fornire ad altri un file di foglio di calcolo Excel effettivo, ad esempio tramite il link per il download sul tuo sito Web o condiviso all’interno di una cartella cloud, puoi implementare la protezione con password che viene attivata ogni volta che il file viene aperto o vengono apportate modifiche . Inizia aprendo il foglio di lavoro, quindi seleziona “File” e “Salva” o “Salva con nome”. Conferma il nome e il percorso di salvataggio, quindi fai clic su “Strumenti” in basso e seleziona “Opzioni generali”. Da qui, puoi scegliere di richiedere una password per l’apertura e la modifica del file.
Una soluzione basata sul Web specifica per Microsoft
È possibile condividere fogli di calcolo in formato Excel salvati nel cloud SkyDrive e accedervi utilizzando l’app Web Excel in qualsiasi browser. Sebbene l’app non possa stabilire la protezione tramite password o aprire una cartella di lavoro protetta da password, può limitare la condivisione di file a utenti specifici e può configurare la visibilità di sola lettura per impedire modifiche al documento. Con il foglio di lavoro aperto nella Web App, fai clic su “Condividi” e inserisci gli indirizzi email dei tuoi collaboratori. Fai clic su “I destinatari possono modificare” e seleziona “Sola visualizzazione”, quindi fai clic su “Condividi”. Per generare invece un collegamento condivisibile, seleziona “Ottieni un collegamento”, abilita l’opzione “Solo visualizzazione” e fai clic su “Crea collegamento”.
Protezione e accesso tramite Google
Sebbene i fogli di lavoro Excel esistenti possano essere caricati su Google Drive, puoi anche creare nuovi fogli di lavoro sincronizzati con il cloud utilizzando l’app Fogli Google associata. Le impostazioni di sicurezza vengono quindi implementate durante la condivisione del file. Ad esempio, puoi consentire l’accesso a chiunque disponga del link di condivisione o stabilire autorizzazioni in base all’accesso all’account Google. Ulteriori restrizioni includono opzioni di sola visualizzazione, visualizzazione e aggiunta di commenti o modifica completa. I collaboratori hanno anche la possibilità di accedere e partecipare a una chat in tempo reale, in modo che i contenuti e le modifiche possano essere discussi, i dati analizzati e le modifiche apportate come gruppo.
Altre soluzioni collaborative in tempo reale
Sono inoltre disponibili ulteriori opzioni di collaborazione sui file con funzionalità di sicurezza. I fogli di calcolo creati in Acrobat.com di Adobe, ad esempio, possono essere configurati con accesso di sola lettura o di modifica completo per i collaboratori che si sono registrati con Adobe e hanno ricevuto un invito al tuo spazio di lavoro. I fogli di calcolo creati o caricati su Zoho Docs possono essere condivisi e protetti più o meno allo stesso modo, con l’ulteriore vantaggio della protezione tramite password quando si condividono documenti con utenti non registrati. I fogli di calcolo Excel esistenti possono essere caricati su SecureSheet, quindi abilitati con autorizzazioni utente che consentono la modifica o la visualizzazione di singole celle, righe, colonne o fogli di lavoro.