Se la tua azienda spedisce grandi quantità di prodotti in un’ampia area geografica, dovrai fare affidamento su un trasporto che vada al di là della consegna dei pacchi. Un contratto con un vettore merci è una necessità se prevedi di fornire prodotti ai tuoi clienti in modo tempestivo ed economico. Ciò è particolarmente vero per una piccola impresa che ha bisogno di costruire una base di clienti spendendo il minor capitale possibile. Per negoziare il miglior contratto di trasporto per la tua attività è necessaria una conoscenza approfondita delle esigenze della tua azienda e dei vantaggi delle diverse compagnie di trasporto.
1
Determina le esigenze di trasporto della tua azienda raccogliendo dati e parlando con i dipendenti. Identifica i tipi di trasporto da cui dipende la tua attività ei prezzi che l’azienda è disposta a pagare. Considera le aree geografiche in cui devi spedire, nonché il peso delle spedizioni tipiche e la misura in cui i prodotti persi o danneggiati possono influire negativamente sulla tua attività.
2
Valutare i servizi offerti dai potenziali vettori. Determina quali corrieri possono soddisfare le esigenze della tua attività a un prezzo ragionevole. Considera fattori come il risarcimento offerto per merci perse o danneggiate, l’area geografica di ciascun vettore e la velocità e la frequenza con cui ogni vettore può consegnare i tuoi prodotti. Compila un elenco di possibili corrieri.
3
Redigere una richiesta di proposte. Il vantaggio di una RFP è che indica ai potenziali corrieri che stai acquistando per la soluzione migliore e li incoraggia a dare alla tua attività un contratto competitivo. L’utilizzo di una RFP semplifica anche il processo di confronto tra diversi vettori.
Includere un profilo di base della propria attività, esigenze di trasporto e obiettivi nella RFP. Indica le tue aspettative in merito al servizio di trasporto merci e richiedi ai corrieri di presentarti un’offerta che descriva in dettaglio i servizi che possono offrire alla tua attività e le tariffe per tali servizi. Descrivi esplicitamente le informazioni che desideri che ciascun vettore fornisca nella sua proposta.
Invia la tua RFP a tutti i corrieri che ritieni possano offrirti un servizio di trasporto affidabile.
4
Analizza le proposte che ricevi e valutale in base a quanto soddisfano le tue esigenze ea quale prezzo. Seleziona l’offerta più competitiva e fissa un incontro con il vettore.
5
Negozia i termini esatti del contratto. Assicurati che entrambe le parti comprendano le tariffe esatte che il mittente offre in base a peso, dimensioni e metodo di spedizione. Il contratto deve includere anche la durata del contratto, l’importo che il vettore risarcirà per la merce smarrita o danneggiata e gli eventuali costi accessori che il mittente applica alle tariffe di base, inclusi i supplementi per il carburante, le tariffe di smistamento ed eventuali supplementi per la spedizione di materiali pericolosi. Preparati a fare una controproposta alla proposta iniziale del corriere, ma assicurati che la tua controfferta sia ragionevole sia in termini di prezzo di mercato per la spedizione che di proposta originale del corriere.