Per molti proprietari di piccole imprese, la fatturazione rappresenta un’attività amministrativa eseguita al meglio rapidamente, proprio come strappare una benda. Necessario poiché la fatturazione potrebbe essere per ottenere il pagamento, le pratiche burocratiche che traducono i conti aperti da ricevere in affari retribuiti a volte espongono gli imprenditori agili al mondo lento della burocrazia aziendale. Redigere correttamente la fattura la prima volta aiuta a ridurre il rischio di ritardi di vendita o richieste da parte del venditore di ripresentare una fattura corretta.
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Sviluppa una fattura standard per la tua azienda. Non esiste un unico modello corretto da utilizzare, ad esempio Microsoft offre diversi design da Office.com, ma assicurati che il design contenga tutti i dati richiesti dal pagatore e sia di facile lettura.
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Includere la data della fattura e un numero di fattura. Anche se non hai bisogno di numeri elaborati, le aziende più grandi si affidano a loro per tenere traccia delle fatture pagate.
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Fornisci informazioni che identificano la tua azienda. Ad esempio, includi una riga “Invia a” che identifichi la persona o la società a cui deve essere pagato l’assegno, con un indirizzo postale appropriato. Aggiungi tutti i dati identificativi – numeri del fornitore, dati dell’ID fiscale, informazioni sull’indirizzo e numeri di contratto, ad esempio – che aiutano il pagatore a valutare la validità della fattura.
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Riepiloga le informazioni sulla transazione per la quale stai fatturando. Ad esempio, se hai spedito i widget in risposta all’ordine di acquisto della società, includi il numero dell’ordine di acquisto della società e la data di spedizione del prodotto, incluso, se disponibile, un numero di tracciabilità della spedizione.
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Elenca gli articoli per i quali desideri essere pagato. Includere una spiegazione accurata e descrittiva di ogni addebito, con una quantità, un prezzo unitario e un prezzo finale esteso. Fornire identificatori univoci, come numeri di catalogo o codici di prodotto universali, per consentire al pagatore di fare riferimenti incrociati alla ricevuta dei prodotti. Se stai specificando i servizi, spiega la natura del servizio e, se utile, la persona di contatto presso l’azienda che può garantire l’accuratezza dell’addebito.
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Calcola il totale parziale di tutti gli articoli fatturati.
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Elaborare eventuali rettifiche al totale parziale, come sconti percentuali, tasse, spese di spedizione o interessi, quindi presentare un totale fatturabile finale. Se stai valutando le tasse, assicurati che il pagatore non sia esente da tasse e che tu sia legalmente autorizzato e obbligato a riscuotere le tasse sulle vendite in base alla posizione della tua attività e all’attività che stai fatturando.
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Specifica i termini di pagamento. La maggior parte delle fatture aziendali sono “30 netti”, il che significa che la fattura deve essere pagata per intero entro 30 giorni dal ricevimento. Alcune piccole imprese offrono incentivi, come uno sconto del 5% per il pagamento entro 15 giorni. Assicurati che i termini della fattura siano chiaramente identificati se non sono già coperti dal contratto.