Quando un collega di lavoro o un collaboratore perde un parente stretto o un amico, è buona norma commerciale scrivere una lettera riconoscendo la morte ed esprimendo le proprie condoglianze. Questa lettera chiarisce l’aria tra di voi perché riconosce che siete consapevoli della perdita del vostro collega. Scrivi questa lettera con attenzione e tatto per offrire le condoglianze sensibili.
formattazione
Una lettera di condoglianze che riconosce una morte non deve essere formale come la maggior parte degli altri tipi di lettere commerciali, specialmente per un collega di lavoro a cui eri vicino. A meno che tu non lo invii a una persona che è di gran lunga il tuo superiore o con cui non hai un rapporto personale, scrivi la nota ordinatamente a mano in un biglietto di classe. Data la lettera in alto e inizia con “Caro” e il nome della persona. Se la lettera è destinata a un socio in affari con cui hai solo un rapporto di lavoro, digitala e stampala su carta intestata aziendale o altro tipo di carta elaborata, rivolgendoti alla persona con “Caro” e il nome che useresti per salutarla di persona.
Riconosci la morte
Inizia la lettera andando dritto al punto e riconoscendo la morte della persona amata. Usa una frase iniziale del tipo: “Mi ha rattristato sapere che tuo fratello Don è morto la scorsa settimana”. Durante i periodi di dolore, le persone spesso non hanno l’energia mentale o la pazienza per guadare lunghe lettere piene di sottigliezze, quindi sii sensibile a questo mantenendo la lettera breve e pertinente.
Menziona buone qualità
Spendi almeno una frase scrivendo su quanto mancherà la persona che è deceduta. Se l’hai incontrato, parla delle buone qualità che hai osservato o menziona alcuni dei ricordi che hai del tempo trascorso insieme. Se non l’hai incontrato ma hai sentito altri parlare di lui, menziona alcune delle qualità che hai sentito che aveva.
Offri compassione
Chiudi la lettera offrendo la tua simpatia e le tue condoglianze. Se stai inviando qualcosa con la lettera, menzionalo anche. Ad esempio, potresti scrivere: “Per favore accetta i fiori che sto inviando come espressione della mia simpatia”. Se conosci la famiglia del socio in affari, menziona anche i membri sopravvissuti nella tua lettera. Ad esempio, potresti dire: “Per favore, passa le mie condoglianze a Margie, Alicia e al resto della tua famiglia”.