L’esperto di presentazioni Garr Reynolds è uno dei principali fautori del minimalismo nel design PowerPoint. Dice: “Le diapositive stesse non sono mai state pensate per essere la ‘star dello spettacolo’ … la gente veniva ad ascoltarti”. Ovviamente ci sono molti modi per ridurre al minimo un PowerPoint oltre ad applicare le tecniche di progettazione della Presentazione Zen di Reynolds. Per i principianti, puoi fare clic sul pulsante di linea nell’angolo in alto a destra della finestra di PowerPoint per ridurlo a icona sulla barra delle applicazioni di Windows. Oltre al design della presentazione e alla navigazione di base di Windows, puoi anche ridurre al minimo le dimensioni dei file di PowerPoint, ridurre al minimo la barra multifunzione o cancellare una presentazione in esecuzione.
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Riduci le dimensioni di un file PowerPoint di grandi dimensioni comprimendo le immagini al suo interno. Fare clic per selezionare un’immagine nella presentazione di PowerPoint aperta: qualsiasi immagine andrà bene. Fare clic sulla scheda “Formato” sulla barra multifunzione e fare clic su “Comprimi immagini”. Se vedi solo le icone, non le etichette, scegli il pulsante che assomiglia a un’immagine con le frecce che si spingono dai quattro angoli. Deseleziona “Applica solo a questa immagine” nella finestra di dialogo visualizzata. Scegli una risoluzione per l’output: maggiore è il numero di punti per pollice, più grande sarà il file. Quando hai finito, fai clic su “OK”. Salvare il file PowerPoint per terminare la compressione delle immagini.
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Comprimi i file multimediali incorporati nella presentazione. I file audio e video incorporati in una presentazione PowerPoint aumentano le dimensioni del file. Fare clic su “File” e quindi su “Informazioni”. Vedrai una sezione Dimensioni e prestazioni dei media nella parte superiore della finestra se hai audio o video incorporato nella presentazione. Fare clic su “Comprimi media” e scegliere uno dei livelli di qualità. Si noti che la quantità di spaziatura utilizzata dai file multimediali viene visualizzata nella sezione Dimensioni e prestazioni dei supporti e la dimensione totale del file PowerPoint viene visualizzata sul lato destro della finestra. Salva il file quando hai finito.
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Riduci a icona la barra multifunzione di Microsoft Office per ottenere più spazio di lavoro in PowerPoint. La barra multifunzione ha sostituito il vecchio menu file a partire da Microsoft Office 2007. Se non ti piace la barra multifunzione o hai solo bisogno di spazio per lavorare su PowerPoint, puoi ridurla a icona. Fare clic sulla freccia nell’angolo in alto a destra della finestra di PowerPoint; fare di nuovo clic per espandere la barra multifunzione. Puoi premere “Ctrl-F1” per ridurre a icona ed espandere la barra multifunzione dalla tastiera. È possibile accedere ai comandi della barra multifunzione utilizzando le scorciatoie da tastiera; toccare “Alt” e quindi premere il tasto indicato sulla barra multifunzione per il comando che si desidera utilizzare (maggiori informazioni in Risorse).
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Vuota una presentazione in esecuzione in modalità presentazione con i tasti “B” o “W”. Non è possibile ridurre a icona una presentazione di PowerPoint in esecuzione nello stesso modo in cui è possibile quando si tratta di una finestra normale. Tuttavia, se devi oscurare lo schermo per un momento mentre continui a parlare, puoi utilizzare le scorciatoie da tastiera facili da ricordare. Premendo “B” lo schermo diventa nero e premendo “W” lo schermo diventa bianco. Tocca di nuovo il tasto per tornare alla presentazione o premi la barra spaziatrice o il tasto freccia per continuare con la presentazione.