I messaggi di posta elettronica inviati possono essere salvati per creare un record scritto importante per la tua azienda. Questi record possono essere utilizzati per confermare le conversazioni e aiutarti a ricordare importanti informazioni commerciali. Possono anche servire come prove legali e in molti casi sono considerati legalmente vincolanti. Poiché non sai mai quando sarà necessaria un’e-mail, scegli l’opzione per salvare automaticamente tutte le e-mail inviate. Molti programmi di posta elettronica vengono forniti con questa opzione predefinita, mentre altri ti consentono di scegliere un’opzione per salvarli. I messaggi di posta elettronica possono essere salvati automaticamente in una cartella, generalmente etichettata “Inviati”. La maggior parte dei programmi che non salvano automaticamente la posta inviata lo hanno come opzione.
1
Accedi al tuo normale account di posta elettronica. Controlla se i tuoi messaggi di posta elettronica inviati vengono già salvati automaticamente. Molti programmi di posta elettronica hanno un elenco di cartelle sul lato sinistro. Verificare se è presente una cartella “Inviati” e se contiene messaggi di posta elettronica inviati di recente.
2
Vai al menu “Opzioni”. In alcuni programmi potrebbe essere visualizzato “Opzioni di posta” o “Preferenze”.
3
Per modificare le tue impostazioni dovrai passare attraverso alcune opzioni di menu aggiuntive. Queste opzioni dipendono dal programma o dal servizio in uso.
In Yahoo! Posta, fai clic su “Generale” e seleziona l’opzione “Salva i messaggi inviati nella cartella Inviati”.
In Hotmail, fai clic su “Altre opzioni”, quindi sul link “Salvataggio dei messaggi inviati” e scegli “Salva tutti i messaggi inviati nella cartella Posta inviata”.
In Microsoft Outlook, vai alla scheda “Posta” e scegli “Salva copie dei messaggi nella cartella Posta inviata”.
4
Fare clic su “Salva” per salvare le nuove impostazioni.
5
Scegli una cartella specifica in cui salvare i messaggi inviati se preferisci e se il tuo programma di posta elettronica contiene questa opzione. Molti programmi consentono di salvare le e-mail con l’e-mail originale come preferenza. Come esattamente ottenerlo dipenderà dal programma.
In Microsoft Office Outlook, fai clic sul menu “Strumenti”, fai clic su “Opzioni”, fai clic sulla scheda “Preferenze” e scegli “Opzioni di posta elettronica”. Assicurati che l’opzione “Salva copie dei messaggi nella cartella Posta inviata” sia selezionata e fai clic su “Opzioni avanzate di posta elettronica”. Seleziona la casella “In cartelle diverse dalla Posta in arrivo, salva le risposte con il messaggio originale”.
6
Invia un’e-mail di prova per confermare che i messaggi e-mail vengono salvati.