Una ricevuta è la prova che hai effettuato un pagamento specifico per beni o servizi. È anche una documentazione importante per la conservazione dei documenti aziendali e per la preparazione delle dichiarazioni dei redditi. Le migliori pratiche aziendali richiedono di archiviare le ricevute in una sorta di modo organizzato in modo che se è necessario fare riferimento a esse, è possibile trovarle facilmente. Se non riesci a ottenere una ricevuta, ci sono ancora misure che puoi adottare per creare una traccia cartacea.
Procedura standard
A meno che tu non abbia pagato in anticipo, quando ricevi la consegna, generalmente riceverai una lista di imballaggio o una fattura. Se hai pagato in anticipo, dovresti ricevere una ricevuta. Se si riceve solo una lista di imballaggio, il fornitore può inviare una fattura separata o combinare le fatture e inviarti una fattura mensile. A questo punto, devi dei soldi al tuo fornitore e lui diventa non solo il tuo fornitore ma anche il tuo creditore.
Documentazione mancante
Una traccia cartacea adeguata è una componente essenziale nella gestione di un’impresa di successo. Non devi solo tenere traccia delle tue spese, ma devi anche essere in grado di verificare le spese se diventi oggetto di un audit da parte dell’Internal Revenue Service. Se ti manca una ricevuta, il primo passo è contattare il creditore e richiedere un duplicato. La maggior parte dei creditori comprende la necessità di mantenere una documentazione adeguata. Vogliono anche essere sicuri che siate entrambi d’accordo su ciò che è stato pagato e su ciò che è dovuto. Fornendo i propri record, è più facile individuare eventuali discrepanze.
Rifiuto del creditore
Non ci sono molti casi in cui un creditore non ti darà una ricevuta. Se sei in buoni rapporti e loro stessi tengono registrazioni adeguate, dovrebbero essere felici di farlo. Ovviamente, se non hanno traccia del tuo pagamento, non saranno in grado di verificare il tuo pagamento e quindi non potranno fornire una ricevuta. In qualità di imprenditore, è importante mantenere rigidi controlli interni per essere sicuri che il pagamento sia stato effettivamente effettuato e non deviato da uno dei dipendenti, con il risultato che il creditore si rifiuta di emettere una ricevuta perché non ha mai ricevuto i fondi.
Alternative
Puoi sempre utilizzare una qualche forma di verifica alternativa per i tuoi record, se non riesci a ottenere una ricevuta dall’ex creditore. Se hai pagato con assegno, allega semplicemente una copia dell’assegno annullato a una copia della fattura e mettila nei tuoi registri. Anche solo scrivere il numero dell’assegno, la data e l’importo pagato sulla fattura dovrebbe essere sufficiente per i tuoi archivi. Nell’ottobre 2004 è stata approvata una legge federale nota come “Assegno 21” che consente alle banche di fornire solo una copia elettronica dell’assegno. Questa è una prova di pagamento legalmente vincolante.
Documentazione di supporto
Se hai pagato con carta di credito puoi allegare una copia dell’estratto conto mensile. Se hai pagato in contanti e non riesci a ottenere una ricevuta, è possibile che il fornitore non voglia segnalare tale reddito e non sarai in grado di verificare il pagamento. Puoi comunque elencare il pagamento nella dichiarazione dei redditi. Secondo la pubblicazione IRS 583, gli assegni annullati, le ricevute del registratore di cassa, gli estratti conto, le ricevute di carte di credito, le fatture e le ricevute di piccoli contanti sono tutte forme valide di documenti giustificativi.