Ogni azienda deve tenere traccia delle proprie entrate e uscite e la contabilità generale fornisce il modo migliore per farlo. Sono necessari registri dettagliati sia per la dichiarazione dei redditi che per le verifiche aziendali e la contabilità generale fornisce un’unica fonte per tutte le voci.
Definizione
La contabilità generale è la raccolta delle transazioni finanziarie di una società. Contiene tutti i conti che compongono il bilancio di un’impresa. La contabilità generale più semplice è denominata “T-Account” poiché la sua rappresentazione ricorda una “T” maiuscola Il nome dell’account viene visualizzato nella parte superiore di un foglio che viene quindi diviso in due colonne. Gli addebiti appaiono sempre nella colonna di sinistra mentre i crediti appaiono sempre sul lato destro. Alcuni libri contabili includono una terza colonna all’estrema destra utilizzata per tenere traccia del saldo della società più o meno nello stesso modo in cui si fa nel registro del proprio libretto degli assegni.
Contabilità in partita doppia
La contabilità generale presenta la contabilità in partita doppia, che è un metodo di contabilità ideato per la prima volta alla fine del 1400. Nella contabilità in partita doppia, ogni transazione è elencata in due posizioni. In un conto, la transazione è un credito ed è elencata in un secondo conto come debito. Ad esempio, la vendita di un prodotto aumenta la liquidità oi crediti dell’azienda ma riduce le scorte dello stesso valore. Questo metodo è utile per identificare l’immissione e gli errori matematici. Poiché le voci vengono sempre annotate sia come debiti che come crediti, la somma dei debiti deve sempre essere uguale alla somma dei crediti.
Categorie
I movimenti di contabilità generale vengono inseriti in conti che rientrano in una delle cinque categorie: attività, passività, patrimonio netto, entrate e spese. Le aziende possono scegliere di creare designazioni numeriche per vari account all’interno di ciascuna di queste categorie. Sotto le attività, ad esempio, possono esserci conti per contanti, crediti (pagamento dovuto) e proprietà. Ciascuno di questi può avere sottocategorie successive.
Crediti
Sebbene nella maggior parte degli usi un credito implichi un’aggiunta o un rinvio positivo, nella contabilità generale non è necessariamente così. A seconda del tipo di conto, un credito può essere un guadagno o una perdita. Quando i crediti vengono inseriti nei conti delle passività, del patrimonio netto e delle entrate, vengono elencati come guadagni. Al contrario, quando i crediti vengono registrati nel conto delle attività o delle spese, vengono elencati come perdite.
debiti
Poiché l’obiettivo della contabilità generale e della partita doppia è creare un saldo, gli addebiti funzionano in modo opposto ai crediti. Un addebito non implica necessariamente una perdita. I debiti sono elencati come perdite negli stessi conti in cui i crediti sono guadagni (passività, patrimonio netto e entrate). Tuttavia, i debiti sono effettivamente elencati come guadagni negli altri conti (attività e spese).
Libro e contabilità elettronica
Mentre la contabilità generale evoca spesso ricordi del classico foglio di tinta verde con colonne prestampate per ogni cifra della valuta rappresentata, la maggior parte delle aziende ora utilizza libri contabili generali elettronici o basati su software. Un’azienda può scegliere di creare la propria contabilità generale in un programma di fogli di calcolo di base o acquistare un programma specifico. Sono disponibili centinaia di pacchetti software (vedi Risorse).