Un libro mastro generale è un elenco composto da conti. Le descrizioni di questi conti sono utili per comprendere una contabilità generale e per esplorarla. Considera le descrizioni come suggerimenti utili per rendere le informazioni contabili di facile utilizzo. Senza descrizioni, trovare dati specifici sarebbe un incubo: avresti codici o qualcosa come “AA22” e nessuno saprebbe cosa significa, creando confusione, portando a un processo contabile molto inefficace e inefficiente.
Significato
Il significato principale delle descrizioni dei conti di contabilità generale è rendere chiaro il contenuto di ciascun conto, riflettendo la natura di ciascun conto. Un utente può eseguire la scansione di un sistema o di un rapporto e avere un’idea di ciò che contiene ciascun account. Ad esempio, se un’azienda ha due conti correnti, “Banca A” e “Banca B”, ha senso che le descrizioni leggano: “Contanti – Banca A” e Contanti – Banca B. “Quando si esaminano le transazioni in Contanti – Banca A, sai che contiene transazioni nella Banca A, facilitando l’analisi e la ricerca del conto.
Caratteristiche
Le descrizioni degli account dovrebbero essere focalizzate. Una descrizione potrebbe essere “Spese di affitto” se un’azienda paga l’affitto a un proprietario. Se un’azienda paga l’affitto a più di un luogo utilizzando due conti diversi, ha senso avere due descrizioni in ciascun conto, come “Spese di affitto – Los Angeles” e “Spese di affitto – San Francisco”.
Le descrizioni contabili sono distintive. Non ha senso avere molti account con lo stesso nome e nient’altro per differenziarli. Se tutte le tue note spese sono denominate “spese” e nient’altro, diventa difficile trovare qualcosa di specifico, come le spese salariali o le spese per forniture.
Considerazioni
Non fare descrizioni contabili lunghe o contorte. Sii semplice e con il minor numero di parole possibile. Evita di usare i verbi o di essere eccessivamente esplicativo. Ad esempio, evita questo tipo di descrizione: “Ricevibile dal signor X dal lavoro scolastico il 3/21/10 – retribuito in parte il giorno di lavoro”. Nella maggior parte dei sistemi di contabilità, è possibile aggiungere i dettagli del lavoro o della situazione nelle informazioni del cliente o nelle informazioni sul lavoro, non nella descrizione dell’account. Invece, potresti avere una descrizione di questo conto creditore semplicemente come “Sig. X”.
Quando si sviluppano nuove descrizioni di account, considerare la sua classificazione. Ad esempio, se un account è una passività, evita di descriverlo come una spesa o un ricavo. Attenersi alla classificazione dell’account o creerai confusione.
Standardizzare
Crea un modo standard per scrivere le descrizioni e l’ora di eventuali modifiche apportate agli account esistenti. Ad esempio, tutte le tue descrizioni potrebbero iniziare con una lettera maiuscola e il resto non in maiuscolo. Evita di scrivere in maiuscolo tutte le lettere in tutti gli account perché ne rende difficile la lettura. La buona notizia è che la maggior parte dei programmi di contabilità ti consente di modificare facilmente le descrizioni degli account.
Sincronizzazione
Quando si modificano le descrizioni degli account esistenti, tenere presente che i rapporti eseguiti prima della modifica conterranno la vecchia descrizione dell’account e ciò può creare confusione. Ad esempio, potresti avere un account denominato “Forniture per ufficio” che viene modificato in “Forniture”. Le persone si chiederanno se si tratta dello stesso account o di un altro account. È meglio cambiare gli account esistenti all’inizio dell’anno per ridurre al minimo i malintesi.