La gestione di una riunione efficace inizia con lo sviluppo di un piano di riunione. Come parte di quel piano, un’agenda appropriata dovrebbe essere sviluppata e distribuita a ciascun partecipante. Tuttavia, l’agenda stessa non è un piano sufficiente. Piuttosto, è uno strumento per assistere nell’attuazione di un piano di riunione generale. Se capisci come pianificare in modo efficace una riunione e sviluppare un’agenda corrispondente, le tue riunioni saranno molto più mirate e produttive.
Qual è l’obiettivo dell’incontro?
È importante definire gli obiettivi della riunione nelle prime fasi della pianificazione della riunione. Cosa stai cercando di ottenere entro la fine della riunione? Stai risolvendo un problema, raccogliendo nuove idee o semplicemente fornendo informazioni? L’obiettivo della tua riunione aiuterà a determinare i partecipanti che inviti, il tempo di cui avrai bisogno e il materiale che distribuirai.
Chi sono i partecipanti?
Determina chi deve essere presente alla riunione, chi trarrebbe vantaggio dalla discussione e chi potrebbe avere informazioni utili da offrire durante la riunione. A seconda delle dimensioni della sala riunioni, potrebbe essere necessario limitare il numero di partecipanti. Mantenere il numero di partecipanti a una dimensione gestibile per concentrare il gruppo sul raggiungimento degli obiettivi della riunione entro il periodo di tempo assegnato.
Chi faciliterà la riunione?
Un facilitatore è qualcuno che aiuta a mantenere focalizzata la discussione di gruppo. Un buon facilitatore può aiutare i partecipanti ad andare oltre l’ovvio nel generare nuove idee o nello sviluppo di soluzioni ai problemi. Spesso, il presidente del gruppo faciliterà l’incontro. Ma se ci sono problemi complessi o un’ampia divergenza di opinioni tra i partecipanti, un facilitatore professionista può aiutare. Un facilitatore professionista avrà le capacità per aiutare il gruppo a raggiungere il consenso e mantenere le discussioni civili.
Di quali materiali avranno bisogno i partecipanti?
Determinare di quali materiali i partecipanti hanno bisogno richiede una certa accortezza. Trova l’equilibrio tra dare al gruppo troppe informazioni, che potrebbe sopraffarlo o confonderlo, e dare troppe poche informazioni, il che potrebbe portare il gruppo a sospettare che tu stia nascondendo informazioni importanti. Inoltre, distribuire il materiale della riunione prima della riunione, in modo che i partecipanti possano venire preparati.
Cosa dovrebbe essere incluso nell’ordine del giorno della riunione?
L’ordine del giorno della riunione dovrebbe completare il programma della riunione. Farà conoscere ai partecipanti la direzione in cui è diretto l’incontro e gli argomenti che verranno trattati. Come minimo, l’ordine del giorno dovrebbe includere gli orari di inizio e fine della riunione, gli argomenti da discutere e le pause pianificate. Un’agenda più dettagliata può includere i nomi delle persone che guidano o facilitano ogni argomento di discussione, un periodo di tempo alla fine della riunione per altre attività e la data e l’ora della riunione successiva.