Google Apps è una raccolta di programmi per ufficio offerti da Google, che consente agli utenti di connettersi e condividere informazioni in remoto. La suite include programmi di posta elettronica, calendario, elaborazione testi, fogli di calcolo e presentazioni, integrati per condividere le informazioni rapidamente e facilmente tra le applicazioni. Google Apps offre vantaggi significativi agli utenti, ma ci sono alcuni inconvenienti da considerare prima di trasferire le attività della tua organizzazione a questo provider online.
Facilità d’uso
Uno dei vantaggi di Google Apps è la natura autonoma della suite software. Gli utenti necessitano di un solo accesso per accedere all’intero catalogo delle app ei programmi condividono automaticamente le informazioni tra gli utenti nello stesso gruppo di lavoro. Inoltre, poiché Google ha progettato le applicazioni per funzionare insieme, Apps elimina possibili problemi di compatibilità tra i programmi. Sebbene possa essere un’attività dispendiosa in termini di tempo importare documenti nel sistema, una volta che i tuoi dati sono in Google Apps, è facile trasferirli tra i programmi e utilizzarli in molti modi.
Costo
Il pacchetto di applicazioni di base è gratuito per un massimo di 10 utenti e fornisce applicazioni di posta elettronica, calendario, ufficio e sito Web condiviso per ogni membro. L’espansione al pacchetto “Apps for Business” costa $ 5 per utente al mese, ma aggiorna lo spazio di archiviazione della posta a 25 gigabyte per utente, aggiunge applicazioni video e per gruppi di lavoro e include una garanzia di servizio di uptime. Google offre anche pacchetti speciali per clienti educativi, governativi e non profit e schemi di prezzi flessibili. Rispetto al costo di implementazione interna di questo tipo di suite di software per ufficio, i programmi di Google possono essere un vero affare per alcuni tipi di organizzazioni.
Connettività richiesta
Uno dei maggiori svantaggi dell’utilizzo di Google Apps per i servizi di ufficio è il fatto che il sistema richiede la connettività Internet per funzionare. Se succede qualcosa alla tua connessione a Internet, perdi l’accesso a importanti software aziendali. Inoltre, se utilizzi applicazioni a larghezza di banda elevata come la videoconferenza per uso interno, il fatto che più flussi video debbano passare dai server di Google ai singoli utenti dell’organizzazione può sovraccaricare la larghezza di banda anche della connessione Internet aziendale più veloce.
Unica fonte
Sebbene la natura univoca di Google Apps abbia i suoi vantaggi, rappresenta anche un punto debole del sistema. Se Google subisce un’interruzione del server o una terza parte riesce a compromettere il servizio in qualsiasi modo, può influire su tutti i tuoi documenti e informazioni aziendali. Allo stesso modo, il servizio si basa sul supporto di Google come azienda e, se dovesse accadere qualcosa all’azienda, potrebbe influire sulla tua capacità di accedere a dati importanti.