La contabilità fornitori rappresenta una raccolta di documenti finanziari che riflettono i pagamenti di un’azienda su debiti a breve termine o ricorrenti. I rapporti più importanti all’interno della contabilità fornitori per un piccolo imprenditore sono solitamente i rapporti che tengono traccia delle spese totali dell’azienda e dei pagamenti specifici all’interno dei reparti. Il proprietario di una piccola impresa può anche utilizzare i rapporti sulla contabilità fornitori per verificare i pagamenti delle fatture.
Report in contabilità fornitori
I report all’interno della contabilità fornitori sono sensibili al fattore tempo in quanto i record finanziari si applicano solo a periodi di tempo specifici. Questi periodi di tempo possono variare a seconda della frequenza con cui un imprenditore paga debiti e altri obblighi finanziari. Di solito, i rapporti all’interno della contabilità fornitori vengono aggiornati mensilmente per riflettere i nuovi pagamenti effettuati su debiti ricorrenti. Questi pagamenti si applicano a debiti più grandi legati a prestiti privati o costi di attività, inclusi pagamenti mensili di utilità, pagamenti di prestiti privati e mutui o affitti. La contabilità fornitori può anche includere pagamenti una tantum effettuati per acquisti di beni, comprese attrezzature, pezzi di ricambio e spese pubblicitarie.
Riconciliazione dei conti
Il report di riconciliazione aperto nella contabilità fornitori mostra tutte le attività contabili relative ai buoni di pagamento emessi per i debiti in un determinato periodo di tempo. Il report di riconciliazione aperto fa riferimento ai debiti della società collettivamente come conti di passività. Un imprenditore può verificare i conti delle passività aperte o in sospeso nel report di riconciliazione aperto rispetto alle informazioni finanziarie contenute nella contabilità generale della società. Ciò consente a un piccolo imprenditore di confermare che la sua azienda sta effettuando pagamenti a fornitori corretti e che l’azienda non ha conti di responsabilità aperti insolventi. La ricerca di squilibri tra la contabilità generale e il report di riconciliazione aperto può indicare semplici errori matematici o mancati pagamenti del fornitore.
Rapporto attività voucher
Il report di attività del buono dei dettagli della contabilità fornitori, i voucher di pagamento effettuati in un periodo di tempo specifico che soddisfano criteri specifici, inclusa la spesa all’interno di un determinato reparto aziendale, un particolare progetto aziendale o un account fornitore di destinazione. Un imprenditore che rivede queste informazioni può tracciare direttamente dove sta andando il suo denaro entro i criteri del report mirato. Ad esempio, se il proprietario di una piccola impresa desidera ricontrollare le spese di un progetto rispetto al budget operativo, la generazione di un report sull’attività del voucher rivela le spese totali per il progetto tramite i voucher di pagamento dell’azienda. Un’azienda utilizza buoni di pagamento per fornire maggiori dettagli alle spese, compreso il nome dei creditori e le date delle transazioni. L’approvazione dei buoni è necessaria per generare i pagamenti.
Cronologia dei pagamenti
Il report della cronologia dei pagamenti elenca tutte le spese aziendali all’interno di un determinato periodo di rendicontazione all’interno della contabilità fornitori. Questo rapporto rappresenta i fondi totali spesi da un’azienda per le sue varie passività, inclusi prestiti privati, pagamenti di utenze e acquisti di materie prime. La cronologia dei pagamenti consente a un’azienda di tenere traccia delle proprie spese totali per un determinato periodo di tempo. Questo è importante quando si aderisce a un budget operativo annuale e si cerca di controllare la spesa. Un piccolo imprenditore che non riesce a monitorare le spese totali può facilmente superare il suo budget operativo, il che può danneggiare la capacità dell’azienda di adempiere ai suoi continui obblighi finanziari.