Una solida agenda della riunione guida il flusso e rende il tempo utile per tutti i dipendenti. Un piano di riunione generale con un’introduzione, condivisione di informazioni e un piano d’azione dopo la riunione si applica alla maggior parte delle situazioni. Modificare il piano dell’ordine del giorno dell’assemblea generale in modo che corrisponda allo stile della tua azienda e alle informazioni specifiche presentate è un buon modo per personalizzare il piano e renderlo il miglior formato di pianificazione per la tua situazione.
Apertura
Una rapida apertura all’incontro introduce l’argomento in questione e stabilisce la direzione dell’incontro. Per incontri regolari con gli stessi partecipanti ogni volta, non sono necessarie presentazioni o rompighiaccio. Se la riunione coinvolge oratori ospiti o partecipanti che non hanno familiarità tra loro, le introduzioni rapide portano tutti sulla stessa pagina. È probabile che i partecipanti abbiano programmi fitti, quindi è consigliabile che la riunione inizi in tempo senza una parte di apertura prolungata che non fornisce informazioni preziose.
In mezzo
La parte principale della riunione copre i punti chiave dell’agenda in base allo scopo della riunione. Spostati attraverso ogni elemento, iniziando dai punti più critici. Ciò consente più tempo per quei punti chiave. Assicurati che ogni punto sia discusso in modo completo e che tutte le domande siano affrontate prima di passare al numero successivo. Vuoi anche monitorare il tempo durante questa sezione in cui le discussioni possono facilmente diventare prolisse. La parte centrale della riunione può facilmente far sì che la riunione si protragga per il tempo designato.
Chiusura
La parte conclusiva della riunione si concentra sulle azioni che i partecipanti devono intraprendere in base alle informazioni presentate nella riunione. Se un progetto di lavoro è il fulcro, le attività probabilmente si riferiranno alle azioni necessarie per sviluppare il progetto. Una riunione generale del team potrebbe includere attività relative al miglioramento delle vendite o alla ricerca di un argomento specifico discusso. Questa parte della riunione ti dà anche la possibilità di rivedere tutti i punti chiave dell’agenda e consentire ai partecipanti di porre domande per chiarimenti.
AGENDA
Un ordine del giorno è fondamentale per garantire il flusso corretto per la riunione. L’agenda evidenzia gli argomenti da discutere in modo da poter delineare le informazioni in anticipo. Distribuire questo schema prima della riunione o all’inizio dell’incontro consente ai dipendenti che partecipano di sapere cosa aspettarsi. Personalizza l’agenda in base ai tuoi scopi per semplificare la pianificazione delle riunioni.