Un modo in cui le aziende possono risparmiare tempo e denaro è utilizzare fogli di calcolo Excel come tabelle di dati in cui archiviare le informazioni sui clienti, i dettagli dell’inventario o altri dati importanti. Excel ha diverse funzionalità che possono aiutare ad automatizzare l’immissione dei dati. I moduli dati consentono agli utenti di digitare le informazioni necessarie senza tabulare o scorrere righe e colonne. Gli elenchi forniscono opzioni a scelta multipla, la convalida dei dati può controllare l’input e puoi anche modificare il movimento del cursore.
Moduli dati
I moduli dati sono maschere che visualizzano solo i campi in cui si desidera immettere i dati. La persona che inserisce i dati digita semplicemente nella casella di testo associata a ciascuna colonna, spostandosi tra i campi utilizzando il tasto Tab. Per creare un modulo dati, è necessario aggiungere il pulsante Modulo alla barra degli strumenti di accesso rapido. Fare clic su una cella qualsiasi nella tabella. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra degli strumenti di accesso rapido e selezionare “Personalizza la barra degli strumenti di accesso rapido”. Scegli “Tutti i comandi”, seleziona “Modulo” e fai clic sul pulsante “Aggiungi”. Fare clic sul pulsante “Modulo” sulla barra degli strumenti per creare un nuovo modulo.
Liste personalizzate
L’aggiunta di un elenco a discesa personalizzato aiuta ad automatizzare il processo presentando diverse opzioni dalle quali gli utenti possono scegliere facilmente i dati. Per creare un elenco personalizzato, fare clic sulla cella in cui si desidera visualizzare l’elenco. Fare clic su “Convalida dati” nella scheda Dati e fare clic su “Convalida dati”. Scegli “Elenco” nella casella Consenti. Digita gli elementi dell’elenco nella casella Origine con una virgola tra ogni elemento. Fare clic su “OK” per aggiungere l’elenco. Utilizzare la maniglia di riempimento se si desidera copiare l’elenco in basso nella colonna.
Convalida dati
Limitare i dati specifici immessi in un campo aiuta ad automatizzare il processo visualizzando un utile messaggio di input e un messaggio di errore personalizzato se viene immesso un tipo o un valore errato. È possibile utilizzare un elenco personalizzato come accennato in precedenza o selezionare un altro insieme di criteri. Nella finestra di dialogo Convalida dati, scegli i criteri che desideri utilizzare nelle caselle della scheda Impostazioni. Vai alla scheda Messaggio di input e inserisci il messaggio che desideri venga visualizzato dagli utenti quando fanno clic nella cella selezionata. Nella scheda Avviso di errore, inserisci un messaggio di errore univoco.
Selezione delle celle
La personalizzazione della direzione in cui si desidera spostare il cursore dopo aver premuto “Invio” aiuta ad automatizzare l’immissione dei dati riducendo la necessità di spostarsi dalla tastiera al mouse. Per modificare questa impostazione, fai clic sulla scheda “File” e seleziona “Opzioni”. Vai su “Avanzate” nel riquadro sinistro della finestra Opzioni. Nel gruppo Opzioni di modifica, scegli la direzione in cui desideri spostare la selezione della cella nell’elenco “Dopo aver premuto Invio, sposta la selezione” e fai clic su “OK”.