Gli indicatori chiave di prestazione aiutano i manager ad analizzare e interpretare il modo in cui funzionano le loro organizzazioni. La scelta di pochi punti dati operativi da includere in una revisione riduce la complessità. I manager di successo identificano le proprie esigenze informative e determinano quali dati utilizzare come indicatori di prestazione aziendale. Esaminando i livelli di performance, i manager possono vedere dove si trovano i problemi e sviluppare strategie di miglioramento. Inoltre, i dirigenti dell’azienda esaminano i report KPI per monitorare l’attività complessiva e prendere decisioni di gestione strategica. In alcuni casi, i report KPI prodotti come parte del bilancio annuale consentono anche alle aziende di dimostrare la conformità alle normative in materia di reporting.
Caratteristiche
Se utilizzati in modo appropriato, gli indicatori chiave di prestazione presentano numeri quantificabili utilizzati per analizzare e dirigere le funzioni aziendali. Un indicatore di performance mostra un livello di performance all’interno di una parte specifica dell’attività. I dashboard oi report esecutivi in genere presentano una serie di KPI per mostrare i progressi dell’azienda verso il raggiungimento degli obiettivi strategici. Le transazioni dei clienti in un giorno, le vendite chiuse, le chiamate al servizio di supporto e la soddisfazione del cliente tendono a essere facilmente contate. La scelta dei giusti KPI implica l’analisi delle esigenze dell’azienda e la selezione delle fonti più rilevanti. I KPI aiutano anche a ridurre l’incertezza su come funziona l’azienda.
Benefici
Una volta che i leader esecutivi definiscono una strategia aziendale, possono progettare KPI per monitorare i progressi e migliorare le prestazioni dell’azienda. I KPI forniscono le informazioni necessarie per prendere buone decisioni aziendali. Le domande chiave sulle prestazioni aiutano i manager a capire cosa è veramente importante. Il monitoraggio dei KPI utilizzando strumenti e tecniche di business intelligence consente a un manager di valutare lo stato attuale dell’azienda e definire una linea di condotta per raggiungere una condizione di business futura desiderata. Senza sapere quale parte dell’azienda si comporta male, i professionisti aziendali potrebbero semplicemente indovinare la soluzione. Invece, esaminando i KPI, i manager possono determinare se un’azienda sta migliorando o diminuendo e decidere cosa fare. Ad esempio, se l’indicatore KPI per la soddisfazione del cliente diminuisce costantemente per diversi mesi, un’azienda può implementare programmi per affrontare le carenze del prodotto e le procedure di risoluzione dei problemi dell’assistenza clienti.
Componenti
Un KPI di solito consiste in una direttiva, un indicatore, un periodo di tempo, un benchmark e un obiettivo. Ad esempio, una direttiva potrebbe “aumentare la soddisfazione del cliente” per un reparto di assistenza clienti. “Dal 40 al 50 percento” potrebbe essere l’indicatore. “Entro la fine dell’anno fiscale” rappresenta in genere un obiettivo ragionevole. “Allineamento con gli standard del settore” rappresenta un punto di riferimento generale. Un altro elemento descrive tipicamente la frequenza con cui l’organizzazione riporta i dati; ad esempio, mensile, trimestrale o annuale.
Impiego
I manager utilizzano i KPI come indizio visivo per determinare il rendimento di un’azienda. Ad esempio, i KPI tipici mostrano quali progetti hanno raggiunto i traguardi, quanti progetti sono in ritardo o in anticipo rispetto alla pianificazione e quale percentuale di lavoro è stata completata. Un amministratore di sistema o un gestore di database di solito imposta i KPI in modo che i professionisti aziendali possano visualizzare facilmente i dati delle metriche operative raccolti dai sistemi aziendali. Quelli con i giusti livelli di accesso possono visualizzare ed estrarre rapporti. In alcuni casi, l’inserimento manuale dei dati fornisce informazioni sufficienti per produrre confronti pertinenti.
Considerazioni
La supervisione dei KPI può essere difficile e costosa. Alcuni KPI, come il morale dei dipendenti, possono essere difficili da quantificare e confrontare tra diverse aziende, settori o culture. Il riconoscimento dei KPI funge da guida per prendere decisioni piuttosto che da garanzia garantisce un utilizzo corretto nella gestione di un’azienda di successo e nel prendere decisioni corrette.