La cosa più importante da imparare sulla gestione del tempo e sulla nostra percezione del passare del tempo è che il tempo è relativo. Ci sono sempre 24 ore in un giorno, ma la tua percezione del passare del tempo cambia in circostanze diverse.
Tempo relativo
Senza guardare costantemente l’orologio, è difficile per la maggior parte di noi sapere quanto tempo dedichiamo alle attività. Le ore trascorse a consumare un pasto piacevole o a conversare al telefono con un bambino adulto o un vecchio amico potrebbero volare via come minuti. I minuti trascorsi in fila per un evento atteso o temuto possono sembrare ore. Lo stesso vale per molte attività che svolgi al lavoro. A meno che tu non tenga traccia, probabilmente avrai difficoltà a stimare quanto tempo spendi per una vasta gamma di attività.
Record di tempo
In un articolo del sito web di Entrepreneur intitolato “10 consigli per la gestione del tempo che funzionano”, gli autori suggeriscono di tenere un programma per tenere traccia di come trascorri il tuo tempo. Se vuoi fissare il tuo “budget” per la gestione del tempo, devi capire come trascorri il tempo adesso. Questa azione è simile alla creazione di un record di spesa quando si desidera correggere il budget finanziario.
Analizza le pianificazioni
Devi riconoscere i tuoi errori di gestione del tempo per risolverli. L’economista italiano Vilfredo Pareto ha ideato per primo la regola 80-20 in relazione alla distribuzione della ricchezza, ma si è rapidamente espansa per coprire altre aree di competenza. Nella gestione del tempo, la regola afferma che l’80% della tua produzione di solito proviene dal 20% dei tuoi sforzi. Analizza le tue attività quotidiane per determinare quali sono fondamentali per il tuo successo e confronta tale analisi con il programma effettivo del tuo tempo. Se sei colpevole di spendere il 30% del tuo tempo a controllare la posta elettronica e di dedicare solo il 5% del tuo tempo a telefonare a nuovi potenziali clienti, probabilmente devi apportare modifiche al modo in cui gestisci il tuo tempo. Dopo aver registrato le tue attività, puoi individuare i problemi con la gestione del tempo e questo è il primo passo sulla strada per risolverli.
Crea calendari
Dopo aver identificato le aree problematiche, crea un nuovo calendario che ti costringa a utilizzare meglio il tuo tempo. Controllare le tue e-mail o interagire sui social media può essere una parte importante del tuo lavoro, ma può anche farti perdere tempo. Impegnati a compiere queste azioni solo due o tre volte al giorno. Trascorri il tuo tempo impegnato in quelle attività che sono più critiche per il tuo successo. Ciò potrebbe includere la chiamata di potenziali clienti, la riparazione di software o la scrittura di articoli. Non sforzarti di essere schiavo del tuo calendario, però. È opportuno destreggiarsi tra il tuo lavoro quando sorge qualcosa di inaspettato e importante.