Se la tua piccola impresa è stata selezionata per un audit IRS, è essenziale disporre di ricevute di spesa qualificate. Dovrai essere in grado di dimostrare al revisore dell’IRS che tutte le detrazioni che la tua azienda ha rivendicato al suo ritorno sono valide. Seguire le linee guida per l’audit dell’IRS sulle ricevute può aumentare le possibilità di superare l’audit.
Importi in dollari
Se l’importo in dollari degli articoli acquistati e detratti dalle tasse era superiore a $ 75, l’IRS dovrà vedere la ricevuta per giustificare la detrazione. Sebbene sia sempre importante trattenere le ricevute per tutto ciò che intendi detrarre dalle tasse, ti chiederanno solo le ricevute per gli acquisti superiori a tale importo in dollari. Tuttavia, potresti voler avere a portata di mano l’estratto conto della tua carta di credito aziendale per acquisti più piccoli nel caso in cui ti venga chiesto.
Registri adeguati
L’IRS afferma che le aziende devono conservare registrazioni adeguate. Ciò significa tenere traccia di tutte le tue spese che verranno ammortizzate e mantenere i record fisici effettivi oltre a qualsiasi archiviazione digitale che utilizzi. Queste ricevute e documenti devono essere conservati per almeno tre anni. Durante la verifica, ti potrebbe essere chiesto di fornire documenti risalenti a tre anni fa se le tue detrazioni sono discutibili. Questi documenti devono essere conservati in modo sicuro. Tuttavia, se hai perso i tuoi record a causa di incendi, inondazioni o calamità naturali, l’IRS accetterà copie digitali.
Registri tenuti tempestivamente
Tenere un diario aziendale quotidiano è un modo molto efficace per documentare le spese aziendali. Ciò è particolarmente importante per i viaggi d’affari. L’IRS accetterà voci di diario che mostrano gli orari e le date del viaggio. Se non disponi di ricevute per acquisti superiori a $ 75, se puoi provare il tuo track record di trovarti in un determinato luogo nel momento in cui è stata sostenuta la spesa, ti aiuterà durante il processo di verifica.
Che altro può bastare
Gli estratti conto della carta di credito possono essere utilizzati per dimostrare gli acquisti se le ricevute non sono disponibili. L’IRS può anche accettare assegni annullati come prova delle spese. Tuttavia, gli assegni annullati devono essere accompagnati da un’altra forma di prova, come il tuo giornale di lavoro o altre ricevute che potresti avere per quel periodo di tempo. Potrebbe anche essere necessario fornire una prova scritta di una spesa se il suo scopo non è chiaro. Ad esempio, la ricevuta di una cena di lavoro deve essere accompagnata da una breve spiegazione dello scopo di tale cena.