La segreteria telefonica aziendale può funzionare per tuo conto quando tu e il tuo personale non siete disponibili a rispondere al telefono e il messaggio sul sistema di un cliente rappresenta voi e la vostra azienda. I messaggi di posta vocale raffinati creano un’immagine complessiva migliore per la tua azienda, sia che si tratti di ciò che i clienti sentono quando chiamano o di ciò che li attende quando tornano. È anche una buona idea creare un formato di posta vocale standard che tutti i dipendenti possano utilizzare.
Il tuo saluto professionale
Crea un saluto professionale che identifichi chi sei, il nome della tua azienda e quando una persona può aspettarsi una risposta. È importante variare regolarmente il tuo saluto telefonico personale se le persone stanno cercando di determinare quando sarai nell’edificio. Prendi l’abitudine di cambiare il tuo messaggio di posta vocale ogni sera prima di lasciare il lavoro, o almeno prima di andare in vacanza o in viaggio d’affari.
Lasciando un messaggio
Quando lasci un messaggio per qualcun altro, ricorda che potresti fare un’importante prima impressione su un cliente. Raggiungi rapidamente il tuo punto dopo esserti identificato. Alla fine lascia un numero di telefono dove puoi essere raggiunto. Evita di registrare un messaggio vocale quando c’è un forte rumore o musica in sottofondo. Se stai guidando, assicurati che i finestrini siano aperti prima di registrare il tuo messaggio. Evita di usare lo slang e parla con una voce chiara che non sia né troppo alta né troppo bassa. Cerca di essere capito e di sembrare professionale.
Scintilla interesse
È importante ricordare che le persone hanno solo pochi secondi per ascoltare la tua segreteria prima di eliminarla. Quando chiami un potenziale cliente, il tuo messaggio potrebbe fare la differenza tra garantire un cliente e non assicurarlo. Crea un senso di urgenza in un nuovo messaggio. Spiega brevemente perché qualcuno dovrebbe richiamarti. Un esempio: “Sono Mary con i servizi di comunicazione. Abbiamo uno speciale di due giorni sull’aggiornamento del tuo sistema telefonico multilinea, un credito di $ 50 per ogni telefono che permuti. Chiamami subito al xxx-xxx-xxxx.” Breve e dolce, questo messaggio attira le persone che hanno bisogno di nuovi sistemi telefonici e tutti gli altri lo cancelleranno.
Suggerire un’azione
Lo scopo di un messaggio vocale professionale non è sempre quello di convincere qualcuno a rispondere alla tua chiamata. Potresti lasciare un messaggio vocale di cortesia, ad esempio incoraggiando una cliente a tornare in farmacia per il suo medicinale prima che venga rifornito. Lascia un semplice messaggio che spieghi quale azione è necessaria in modo che il destinatario non debba riprodurre il messaggio per comprendere una serie di azioni che hai richiesto.
Standardizzare i messaggi
Esistono diversi modi per standardizzare i messaggi di saluto della segreteria telefonica nella propria organizzazione. È importante fornire un formato standard per i dipendenti in prima linea. È possibile fornire a tutti i dipendenti lo stesso script da utilizzare per il messaggio di saluto della segreteria telefonica oppure consentire ai supervisori di scegliere un formato standard per i propri reparti.