La contabilità aziendale sarebbe relativamente semplice e diretta se tutti gli acquisti potessero essere effettuati nello stesso modo, ad esempio tramite assegno o carta di credito. In realtà, tuttavia, alcuni acquisti sono troppo piccoli per assegni o crediti e alcuni fornitori accettano solo una gamma limitata di opzioni di pagamento. Inoltre, un manager o un proprietario autorizzato a firmare assegni potrebbe non essere sempre presente quando i dipendenti esauriscono le scorte come graffette. Un piccolo fondo di cassa fornisce un formato per fare e tenere traccia di queste inevitabili piccole spese casuali.
Costituzione del fondo
Per costituire un fondo di cassa piccola è necessario una scatola, una somma di denaro e un foglio di carta o un taccuino da utilizzare come registro di cassa piccola. Per i fondi di avviamento con contanti piccoli, incassa un assegno aziendale e annota nella nota che il denaro è per contanti piccoli. Questa documentazione ti consentirà di tenere traccia del flusso di fondi tra il tuo conto corrente e il tuo conto di piccola cassa e di integrare questo trasferimento nel tuo sistema di contabilità generale.
Registro di cassa piccola
Il tuo registro di piccola cassa fornisce una registrazione delle somme in entrata e in uscita dal tuo fondo di piccola liquidità. Comprende campi per annotare i fondi di avviamento, nonché informazioni su ciascuna transazione inclusa la data, l’importo pagato e ciò che è stato acquistato. Un registro di piccola cassa dovrebbe includere anche un campo per il calcolo del saldo o l’importo che rimane dopo aver aggiunto o speso fondi. Un registro di piccoli contanti è uno strumento per documentare gli acquisti di piccoli contanti a fini contabili, nonché un modo per riconciliare le informazioni contabili con il denaro disponibile.
Utilizzo del fondo
Le dimensioni e la cultura della tua azienda determineranno chi ha accesso al fondo di cassa piccola e al protocollo per il prelievo di fondi per effettuare le spese. Una grande azienda con un dipartimento di contabilità formale e più livelli di gestione probabilmente manterrà chiusa la sua piccola cassa e nominerà un manager o un rappresentante del dipartimento contabile per gestire il fondo. Un’azienda più piccola e strettamente controllata in cui la maggior parte dei dipendenti è coinvolta nella gestione della liquidità dell’azienda avrà protocolli meno formali, come mantenere la casella sbloccata e consentire l’accesso a tutti i dipendenti.
Riconciliazione
L’importo nel tuo fondo di piccola cassa dovrebbe corrispondere al totale elencato nel tuo registro di piccola cassa. Affinché questi importi corrispondano, tutti i prelievi devono essere registrati accuratamente, tutte le modifiche devono essere restituite al fondo e tutti i calcoli nel registro della piccola cassa devono essere eseguiti correttamente. Se l’importo nel tuo piccolo fondo di cassa non corrisponde all’importo registrato nel tuo registro, controlla prima il registro per errori in addizione e sottrazione. Se riscontri ancora discrepanze, valuta la possibilità di limitare l’accesso al fondo.