Il software di contabilità include due funzionalità principali: una contabilità generale e funzionalità di reporting. La contabilità generale è l’elemento che utilizzi per inserire le transazioni giornaliere e la fonte di informazioni per i rapporti finanziari. Sebbene la creazione di procedure per l’utilizzo della contabilità generale sia una buona pratica commerciale, è essenziale quando più di una persona effettua le registrazioni.
I crediti
Molte aziende strutturano i propri reparti contabili in modo che una persona inserisca le informazioni sulla contabilità clienti mentre un altro dipendente gestisce la contabilità fornitori. Ciò aiuta a prevenire voci duplicate, sebbene un unico contabile orientato ai dettagli di solito possa tenere traccia di entrambi nella contabilità generale. Rendere chiaro ai dipendenti della contabilità chi è autorizzato a inserire le informazioni sui crediti e designare ciò che costituisce un credito. Nella maggior parte dei casi, si tratta di denaro che entra in azienda o che è dovuto all’azienda, come pagamenti ricevuti o attesi dai clienti. Il libro mastro tiene traccia delle fatture in sospeso e dei pagamenti effettuati. È utile rendere la procedura standard per il dipendente della contabilità clienti la creazione di distinte di deposito per il reddito giornaliero e le voci contabili di gruppo in base al numero di deposito. Quando il deposito viene registrato nel tuo conto bancario, può contrassegnare il deposito come completato.
debiti
La contabilità fornitori viene in genere gestita da un membro senior del personale contabile se si dispone di più dipendenti contabili. Contabilità fornitori registra il denaro che lascia la tua azienda, come i pagamenti a servizi di pubblica utilità, fornitori e dipendenti come libro paga. L’impiegata della contabilità fornitori inserisce registrazioni nella contabilità generale durante la creazione di assegni per pagamenti e li contrassegna come pagati quando gli assegni cancellano la banca. Questo aiuta con le riconciliazioni mensili.
altri usi
Il reddito non arriva sempre sotto forma di semplici assegni da parte dei clienti. La contabilità generale consente di tenere traccia del reddito da investimenti, come gli interessi guadagnati. Ti consente inoltre di tenere traccia delle vendite di capitale, ad esempio quando vendi il tuo camion per le consegne per acquistarne uno nuovo. Oltre alle bollette e alle spese mensili previste, puoi anche tenere traccia degli acquisti una tantum, come il nuovo camion per le consegne, nella contabilità generale. Se disponi di più conti bancari, ad esempio un conto di risparmio e un conto corrente, tutti i trasferimenti tra conti devono essere registrati nella contabilità generale.
Riconciliazioni
A ogni movimento di contabilità generale deve essere assegnato un codice conto in base al tipo. I pagamenti alle società di servizi, ad esempio, dovrebbero avere lo stesso numero di conto, anche se potresti utilizzare conti secondari per separarli ulteriormente. Il reddito da locazione dovrebbe essere classificato in modo diverso da quello derivante dagli acquisti dei clienti. Questo ti aiuta a completare le riconciliazioni mensili. Il tuo impiegato contabile senior deve riconciliare la contabilità generale alla fine di ogni mese per garantire che i saldi corrispondano a quelli dei tuoi conti bancari. In caso contrario, dovrebbe ricercare il problema fino a quando il libro mastro non si riconcilia. L’esecuzione di riconciliazioni mensili semplifica notevolmente la riconciliazione annuale e garantisce che i rapporti di bilancio e profitti e perdite siano accurati tutto l’anno.