I controlli interni sono sistemi e procedure progettati per garantire che tutti i dipendenti svolgano i propri compiti in modo etico e onesto. I controlli contabili riguardano specificamente l’integrità delle informazioni finanziarie interne e l’accuratezza delle relazioni finanziarie fornite a terzi. Stabilire procedure di controllo contabile efficaci nelle prime fasi della tua piccola impresa aiuta a creare una cultura della gestione finanziaria etica.
Controllo del contante
Il controllo del contante è uno degli aspetti più importanti di un sistema di controllo contabile interno. Consenti solo a pochi dipendenti fidati di effettuare depositi in contanti e richiedi a questi dipendenti di effettuare depositi il prima e il più frequentemente possibile. Conserva i registri di tutti i depositi, sia i registri generati internamente che le distinte di versamento bancario, e confrontali con il tuo estratto conto ogni mese. Tieni i contanti in un luogo sicuro quando sono a portata di mano. Conserva i depositi preparati in una cassaforte chiusa a chiave fino a quando i depositi non vengono effettuati e proteggi i registratori di cassa con autenticazione individuale in modo da sapere chi ha effettuato l’accesso a quale registro e in quali orari. Richiedi l’approvazione di pochi dipendenti selezionati per tutti gli esborsi in contanti, inclusi buste paga, conti da pagare e rimborsi ai clienti.
Separazione dei compiti
Assegnare funzioni di contabilità e gestione del contante separate tra i vari membri del personale e persino i vari reparti, se possibile. Ad esempio, non consentire alla persona che effettua depositi bancari di essere l’unica a gestire il registratore di cassa e non consentire alla persona che effettua ordini di forniture di firmare gli assegni ai fornitori. Assicurati che le responsabilità di segnalazione dei contanti siano sufficientemente distribuite per prevenire il furto per collusione. Questo può essere fatto dando una certa responsabilità ai dipendenti in prima linea, alcuni ai manager in prima linea e alcuni ai manager di livello superiore.
Documentazione
Memorizza copie di tutti i nastri del registratore di cassa, ricevute, fatture, assegni annullati e qualsiasi altra documentazione che registri le transazioni in contanti. Utilizzare questi documenti come traccia cartacea per indagare su perdite di cassa e discrepanze tra documenti interni ed estratti conto bancari.
Informazioni Di Sicurezza
Implementare misure di sicurezza fisiche ed elettroniche per garantire la sicurezza delle informazioni finanziarie. Archivia i documenti sensibili in aree protette, come schedari chiusi a chiave accessibili solo a dipendenti selezionati. Proteggi i dati finanziari archiviati sulla rete della tua azienda assumendo un team di amministrazione di rete o stipulando un contratto con una società di sicurezza di rete di terze parti. Chiunque abbia accesso fisico o elettronico a dati finanziari può alterare, sostituire, rubare o distruggere prove di furto o altra cattiva gestione finanziaria.
Audit
Ottieni di tanto in tanto verifiche contabili di terze parti per ottenere uno sguardo esterno sui tuoi sistemi di controllo finanziario. Lavora solo con revisori che non hanno alcun legame sostanziale con la tua azienda o i tuoi dipendenti. Ricorda che hai bisogno di revisori dei conti per scoprire la verità sul tuo quadro finanziario, anche se si tratta di cattive notizie. L’utilizzo di un revisore di terze parti per scoprire una cattiva gestione finanziaria all’interno della tua azienda può salvarti da costosi contenziosi o turbolenze finanziarie in futuro.