Un’azienda in genere istituisce misure di riduzione dei costi per assorbire l’impatto di una recessione economica o come parte di una strategia di bilancio a lungo termine. Le tecniche di riduzione dei costi per i progetti fanno parte di strategie a lungo termine e sono spesso simili alle tecniche utilizzate per ridurre i costi operativi generali. Un project manager può ridurre le spese controllabili avvicinandosi al risparmio sui costi come elemento centrale all’inizio del progetto, implementandolo efficacemente nella cultura del team di progetto.
Fattori di costo
“Le aziende non riescono a distinguere tra buoni e cattivi costi”, afferma Jonathan Tate, partner di PricewaterhouseCoopers e sponsor del rapporto Strange Days – Le aziende sono attrezzate per cogliere le opportunità in un mondo imprevedibile? La differenziazione tra costi buoni e cattivi implica la revisione dei fattori di costo del progetto, rappresentati da ciascuna voce del budget del progetto. I buoni costi sono quelli che spingono il progetto verso il raggiungimento del suo obiettivo, come la spesa per marketing mirato e ricerca e sviluppo. I cattivi costi non favoriscono direttamente gli obiettivi o gli obiettivi del progetto, aree come l’approvvigionamento incontrollato e il personale di supporto inefficiente.
Lavoro
Il costo più significativo associato ai progetti generalmente si riferisce al lavoro. Si potrebbero ottenere risparmi sui costi a lungo termine utilizzando personale part-time o temporaneo con le conoscenze e l’esperienza necessarie per determinate funzioni di supporto al progetto. Ciò può ridurre i costi relativi ai benefici occupazionali che dovrebbero essere pagati per il personale di progetto a tempo pieno.
Inoltre, quando il team di progetto richiede una formazione e uno sviluppo specifici necessari per il progetto, chiedere a un membro del progetto di ottenere la formazione e fornire istruzioni ad altri. Il membro del team con formazione diretta può anche prendere l’iniziativa nelle questioni in cui la formazione entra direttamente in gioco.
Procurement
L’appalto del progetto si riferisce all’acquisizione di beni e servizi necessari per supportare le attività e i compiti di un progetto. Integrare pratiche efficienti in termini di costi nella strategia di approvvigionamento del progetto per ottenere risparmi sui costi a lungo termine. Innanzitutto, assicurati che vi sia una chiara necessità di beni e servizi. Ad esempio, alcuni beni e servizi possono essere condivisi o derivati da altre aree dell’azienda che non fanno parte direttamente della funzione di progetto. Inoltre, prima di effettuare un ordine, confrontare i prezzi delle forniture e dei fornitori disponibili e rendere le negoziazioni sui termini dei prezzi una parte fondamentale del processo di contrattazione.
Comunicazioni
È possibile ottenere strategie a lungo termine per ridurre i costi di comunicazione su un progetto incoraggiando i membri del team di progetto a utilizzare i mezzi di comunicazione più efficienti in termini di costi. Ad esempio, ciò potrebbe significare l’invio di un fax invece di utilizzare il sistema di posta degli Stati Uniti ogni volta che è possibile. Le riunioni del progetto che possono essere condotte tramite conferenza telefonica o media basati sul web possono essere utilizzate per ridurre i costi che possono essere correlati ai viaggi. Includere un elenco di questi tipi di strategie di risparmio dei costi direttamente nel piano del progetto per la diffusione ai membri del team.