L’ascesa di Internet ha cambiato in modo significativo il modo in cui le persone comunicano nel mondo degli affari. Secondo Ferris Research, l’utente aziendale medio invia più di 600 e-mail al giorno e il numero di utenti e-mail aziendali in Nord America è aumentato a quasi 145 milioni nel 2010. La lettera commerciale formale viene spesso sostituita con una rapida e-mail – un scambio spesso preso alla leggera nel mondo degli affari. Molti pensano che a causa della velocità e dell’informalità associate alle e-mail possano farla franca con una grammatica e una punteggiatura scadenti. Ma la qualità delle e-mail aziendali riflette la tua immagine di uomo d’affari e quella della tua azienda.
Linea tematica
La riga dell’oggetto dovrebbe essere breve, pertinente e accattivante. Con l’elevato volume di messaggi di posta elettronica che passano attraverso il cyberspazio, quelli senza oggetto possono facilmente perdersi in una casella di posta. Non vuoi che il tuo messaggio sembri spam, quindi includi un oggetto breve e chiaro come “Colloquio di lavoro” o “Pranzo da Arches” per evitare confusione ed evita simboli come punti esclamativi e simboli del dollaro.
Destinatario indirizzo
Nonostante il modo in cui le e-mail informali sono arrivate nella maggior parte delle impostazioni, le e-mail aziendali non dovrebbero mai essere troppo casuali per includere un saluto al destinatario. Includere un “Hello, Mr. Jones …” o “Dear Benson and Associates …” I toni sono difficili da decifrare nei messaggi scritti, quindi omettere un saluto potrebbe sembrare scortese.
Usa il tono e la struttura della lettera commerciale
Quando scrivi un’e-mail aziendale, fingi di scrivere una lettera commerciale. Il tuo tono dovrebbe essere professionale e i tuoi pensieri espressi in modo ben scritto e conciso. Indicare lo scopo dell’e-mail nella prima frase, quindi utilizzare il corpo per spiegare ulteriormente e chiarire ogni potenziale confusione. Ripeti brevemente la prima frase alla fine dell’e-mail, includi un addio e il tuo nome. Tieni presente che negli affari è meglio essere troppo formali che troppo casual. Appoggiati a una lettera commerciale professionale quando scrivi e-mail aziendali.
Sii conciso
Gli uomini d’affari non hanno il tempo di passare al setaccio le battute insensate nelle e-mail. Assicurati di andare dritto al punto: esponi il tuo punto in anticipo, usa la voce attiva nelle tue frasi e non appena comunichi efficacemente il punto, concludilo. Invece di dire: “La campagna di marketing, che verrà lanciata a novembre, è stata pianificata dai nostri affiliati …”, usa la voce attiva e dì: “I nostri affiliati hanno pianificato la campagna di marketing che verrà lanciata a novembre”.
Correggi
Come stabilito in precedenza, le e-mail aziendali dovrebbero essere trattate come lettere commerciali, non e-mail casuali a un amico. Correggi i tuoi messaggi prima di inviarli. Verifica la grammatica, la punteggiatura, la concisione, la struttura e la chiarezza. Revisionare se necessario.