Quando si redigono messaggi di posta elettronica per scopi aziendali, è necessario determinare come comunicare al meglio il proprio messaggio. Le e-mail dirette vengono utilizzate per trasmettere informazioni neutre o positive ai destinatari. Le email indirette sono tipicamente composte per comunicare informazioni negative.
Usa le dichiarazioni di apertura
Usa la dichiarazione di apertura di un’e-mail diretta in modo simile a un titolo, per risparmiare tempo prezioso ai lettori. Aiuta i tuoi lettori ad accertare il messaggio senza leggere l’intera email. Possono scorrere facilmente per trovare i dettagli di supporto che li riguardano.
Ad esempio, potrebbe iniziare un memorandum tra uffici: “Le nostre vendite del quarto trimestre sono aumentate del 55% rispetto all’anno precedente”. Segui questa dichiarazione con dati ausiliari, come il modo in cui l’impresa è stata raggiunta, chi è responsabile del successo o come questo influenzerà positivamente l’azienda.
Ammorbidisci le informazioni negative
Un’email di rifiuto del lavoro in genere non inizia con la frase “Non sei stato assunto per il lavoro”. Il galateo impone che il colpo di cattive notizie venga addolcito impostando una serie di punti logici che conducano ad esso.
Ad esempio, inizia un’e-mail di rifiuto del lavoro ringraziando il candidato per la domanda. Continua affermando che più di 25 candidati hanno intervistato per il ruolo, rendendo la concorrenza feroce. Continua informando la ricorrente che, a causa della sua mancanza di esperienza professionale pertinente, non ha effettuato il taglio. Sebbene questa possa essere una notizia amara per il destinatario, i fatti presentati sono difficili da confutare.
Attieniti al punto
Indipendentemente dal fatto che invii un’e-mail diretta o indiretta, sii chiaro e conciso. I lettori possono ricevere centinaia di e-mail aziendali al giorno e il tempo è essenziale. A differenza della corrispondenza tradizionale, un’e-mail dovrebbe avere un solo punto principale. Nel caso in cui si debbano fare più punti simultaneamente, dovrebbero riferirsi tutti allo stesso progetto o soggetto.