Il modo in cui scrivi in un contesto lavorativo può influenzare positivamente o negativamente il punto di vista di un cliente, un collega o un supervisore. L’amara verità è che poche persone notano quando le tue capacità di scrittura aziendale sono competenti, ma tutti notano quando sono carenti. La scrittura aziendale è un’abilità acquisita che richiede pratica, ma che ti aiuterà a scrivere lettere, promemoria, white paper e proposte efficaci. Sia che tu stia creando il tuo curriculum o inviando un’e-mail al tuo capo, scoprirai che una buona scrittura aziendale porterà benefici alla tua carriera.
Focus e scopo
I documenti aziendali vengono spesso letti in fretta e sono quasi destinati a persuadere. Ciò rappresenta una sfida per lo scrittore: chiamare il destinatario all’azione ma farlo rapidamente per non perdere l’attenzione del lettore. Il tuo obiettivo deve essere chiaro fin dall’inizio – dichiarato all’inizio di qualsiasi documento commerciale, sia esso un’e-mail, una lettera o un promemoria. Una buona regola pratica è rileggere l’inizio di un documento prima di inviarlo e porsi diverse domande. Cosa sto chiedendo qui? La prima frase o paragrafo indica chiaramente il mio scopo? Il lettore saprà assolutamente perché sto inviando questo? Se la tua apertura soddisfa questi test, sei sulla strada giusta.
Pubblico
La conoscenza del tuo pubblico ti aiuterà a orientare il tuo messaggio verso il destinatario. Se stai scrivendo al tuo supervisore, usa le tue conoscenze su cose come le sue simpatie e antipatie, le sue preferenze di stile (formali, informali o intermedie) e le sue preoccupazioni organizzative. Se non conosci il tuo pubblico, raccogli alcune informazioni; scopri le prospettive dei tuoi colleghi sul pubblico e raccogli informazioni su qualsiasi storia che hai avuto con quel pubblico. Per qualsiasi destinatario, prima di redigere il messaggio, sappi che cosa gli interessa, quali sono i suoi interessi e le sue preoccupazioni e quali sono le sue esigenze e aspettative. Un buon messaggio aziendale riguarda tanto il destinatario quanto ciò che vuole lo scrittore.
Organizzazione
L’organizzazione di un documento commerciale può determinare se il destinatario lo legge o semplicemente lo butta via. Dopo aver comunicato chiaramente lo scopo nell’apertura, è il momento di creare il corpo. L’organismo dovrebbe sviluppare ed elaborare la panoramica, specificando una serie di punti che supportano lo scopo generale – ad esempio, ragioni, passaggi, benefici o dati di supporto, dal più al meno importante (o dal meno al più importante). La conclusione dovrebbe riaffermare il focus e potrebbe offrire ulteriori informazioni come scadenze o informazioni di contatto.
Stile
Dichiarazioni passive come “I numeri sono stati calcolati in modo impreciso …” sono vaghi (a volte evasivi), ingombranti e meno facili da leggere rispetto alle frasi attive. “Le risorse umane hanno calcolato in modo impreciso i numeri …” è preciso e diretto; inoltre, molti uomini d’affari apprezzano un tiratore dritto. La voce passiva a volte è appropriata (“I computer sono stati spenti prima dell’arrivo dell’uragano”); ma il più delle volte, la voce attiva è l’opzione meno confusa e migliore.
Editing
Un secondo paio di occhi su tutto ciò che scrivi è sempre utile. Sebbene i documenti aziendali siano spesso riservati, è una buona idea trovare qualcuno di cui ti fidi, qualcuno con una solida conoscenza della grammatica, della punteggiatura e dell’uso, per rileggere ciò che hai scritto. Anche i migliori scrittori traggono vantaggio dall’avere un lettore attento e obiettivo. Se non hai un amico o un collega che desideri chiedere – e se hai tempo – è meglio lasciare riposare il documento per un giorno o due e poi rileggerlo tu stesso.