Il coordinamento del completamento di attività complesse in un’organizzazione richiede in genere pianificazione e organizzazione. Con i progressi tecnologici, gli imprenditori hanno una varietà di opzioni di applicazioni software disponibili gratuitamente per gestire i progetti e le operazioni della loro azienda. Tecniche come un processo decisionale efficace, il miglioramento dei processi e la gestione del tempo, consentono alla tua azienda di fare di più in meno tempo per raggiungere i tuoi obiettivi e obiettivi strategici.
Struttura istituzionale
La creazione di un flusso di lavoro efficace inizia stabilendo una chiara catena di comando. Definire chiaramente i ruoli lavorativi e le responsabilità associate garantisce che tutti sappiano cosa fare. Stabilire un organigramma consente a tutti di sapere chi contattare quando le cose vanno male. Questo può essere distribuito tramite e-mail, newsletter o sito Web aziendale. Ogni dipartimento dovrebbe produrre rapporti periodici sullo stato e comunicare con altri dipartimenti per garantire flussi di lavoro da una parte all’altra dell’organizzazione. Le iniziative di miglioramento dei processi esaminano i processi del flusso di lavoro per eliminare gli sprechi, ridurre gli errori e migliorare la soddisfazione del cliente.
Attività di pianificazione
I coordinatori di progetto di solito sviluppano piani completi per descrivere il lavoro coinvolto nella produzione di prodotti e servizi di un’azienda. Usano le tecniche consigliate da organizzazioni professionali, come il Project Management Institute. Ad esempio, questi coordinatori utilizzano modelli standard per completare un’analisi delle parti interessate, sviluppare una carta del progetto, creare una struttura di suddivisione del lavoro, assegnare risorse e monitorare il completamento delle attività. Secondo il Project Management Institute, durante il processo di pianificazione, il project manager definisce gli obiettivi e raccoglie le esigenze degli stakeholder per coordinare il team e dirigere gli sforzi. I membri del team possono rivedere i dettagli associati a un progetto in modo che non vi sia confusione su ciò che deve essere fatto e quando deve accadere.
Comunicare le decisioni
Una buona comunicazione previene controversie, conflitti e ritardi. I coordinatori di progetto possono promuovere una comunicazione efficace conducendo riunioni regolari del team, distribuendo rapporti sullo stato e documentando le decisioni prese. Una leadership efficace spesso implica l’influenza e la motivazione dei membri del team ad aderire a politiche e procedure stabilite in modo che le operazioni si svolgano senza intoppi. Il coordinamento degli sforzi di molti dipendenti diversi, in particolare quando non si trovano nello stesso luogo o fuso orario, in genere richiede l’organizzazione di riunioni regolari per lo scambio di informazioni e l’utilizzo della comunicazione scritta per documentare le procedure.
Allineamento delle attività
Sviluppare e commercializzare un nuovo prodotto richiede tempo e pianificazione. Per raggiungere una scadenza aggressiva, diversi team potrebbero lavorare in parallelo. Il coordinamento degli sforzi richiede un collegamento efficace, garantendo che le forniture siano ordinate e consegnate in tempo per essere utilizzate nelle attività di produzione. I volontari possono contribuire al completamento delle liste di controllo oppure possono essere implementati processi formali di controllo della qualità per coordinare efficacemente il flusso di lavoro.