Le tue capacità di scrittura possono aiutare la tua attività a crescere. Migliore è la comunicazione su carta, tramite e-mail e articoli pubblicati come newsletter e articoli, più le persone comprendono la tua visione e i progressi che stai facendo per darle vita.
Usa parole che si riferiscono a persone
Metti le persone nella tua scrittura ogni volta che è possibile. Digita “manager” invece di “management”. Usa parole come “tu, loro, signor Roberts” o “dipendenti” invece di astrazioni come “la forza lavoro”, “A chi può interessare”, “il funzionario in carica” o “parti interessate”. Sforzati di includere riferimenti a persone specifiche per umanizzare la tua scrittura.
Cut Jargon
Il tuo settore potrebbe richiedere molte frasi o parole chiave, ma ove possibile taglia il gergo a favore di un linguaggio semplice. Ad esempio, una frase come “metodologie coordinate” potrebbe essere semplicemente riformulata “lavorare insieme”. Il gergo tende a distanziare la tua scrittura dal lettore, quindi trova modi più semplici per dire la stessa cosa che dice il gergo. Se devi usare il gergo, spiegalo il più chiaramente possibile.
Vantaggi e funzionalità
Concentra la tua scrittura sui vantaggi per il lettore piuttosto che sui dettagli sulla tua posizione, prodotto o problema. Spiega chiaramente perché il tuo lettore trarrà beneficio da ciò che scrivi e seguilo chiarendo tali vantaggi.
Paragrafo
Suddividi il testo in più paragrafi possibile. Grossi blocchi di testo ininterrotto possono intimidire un lettore e fargli saltare la maggior parte di ciò che scrivi. Ogni paragrafo dovrebbe avere un argomento. Se ti ritrovi ad aggiungere un argomento in un paragrafo, avviane uno nuovo.
Scrivi per il tuo pubblico
Tieni a mente il tuo pubblico mentre scrivi. Un pezzo per ingegneri richiede un linguaggio molto diverso da un pezzo per i tuoi operai di produzione. Pensa ai tuoi lettori mentre scrivi e scegli le parole che possono capire.
Usa elenchi puntati
Non devi scrivere frasi per tutto quello che vuoi dire. Se riesci a raggruppare diverse idee chiave ed elencarle come punti elenco, fornisci un’interruzione visiva nel tuo testo e allevi il tedio per i tuoi lettori di guadare una frase dopo l’altra.
Variare la lunghezza della frase
Segui frasi brevi con frasi lunghe. Variare la lunghezza della frase può aiutarti a mantenere l’interesse dei tuoi lettori. Cerca di prestare attenzione al ritmo di ciò che scrivi strutturando i paragrafi con una varietà di lunghezze di frase. Puoi anche includere frasi che contengono una o due parole. Ad esempio, “Il dipartimento del servizio clienti ha affermato di essere troppo impegnato per aiutare il cliente. Immaginalo.”
Usa titoli e sottotitoli
Suddividi il testo lungo con titoli e sottotitoli. Puoi metterli in grassetto in modo che il tuo lettore abbia vari segnali visivi. Quel lettore può anche tornare indietro e rileggere le sezioni chiaramente contrassegnate con un titolo.
Riassumi all’inizio e alla fine
Di ‘ai tuoi lettori di cosa parlerai, fornisci quel materiale e poi riassumi ciò che hai detto. La tua introduzione e conclusione possono portare a casa il tuo punto e aiutare i lettori a ricordare ciò che stavi cercando di trasmettere.
Usa la ripetizione
Non aver paura di ripetere te stesso. Va bene dire qualcosa in due o tre modi. Questo aiuta a garantire che tutti i lettori capiscano il tuo punto, soprattutto se la ripetizione utilizza un linguaggio diverso rispetto alla frase originale.