Un sistema telefonico aziendale può aiutarti a gestire il tuo ufficio in modo più efficiente, eliminare il costo di un receptionist, migliorare il servizio clienti e accrescere la tua reputazione di professionalità. È disponibile un’ampia varietà di sistemi telefonici, alcuni dei quali sono forniti da grandi fornitori di servizi telefonici come AT&T, Verizon e Telus, e altri che è possibile acquistare da fornitori terzi, piccole imprese e tecnici. La maggior parte dei sistemi telefonici aziendali viene acquistata a titolo definitivo, quindi dopo l’installazione non è necessario pagare canoni mensili per la manutenzione del sistema.
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Valuta le tue esigenze di telecomunicazioni. Quanti dipendenti hai e quanti saranno al telefono contemporaneamente? Ricevi un numero elevato di chiamate in entrata o le tue chiamate sono per lo più in uscita? Qualcuno della tua azienda è solitamente disponibile per rispondere ai telefoni e ricevere messaggi? Porsi questo tipo di domande ti aiuterà a decidere cosa devi fare per te dal tuo sistema telefonico.
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Decidi le funzioni che desideri che il tuo sistema telefonico abbia. Quando qualcuno chiama, vuoi che ascolti un messaggio automatico che fornisca loro opzioni per raggiungere particolari rappresentanti dell’azienda? Ciò richiederà “estensioni” vocali e la funzione nota come “assistente automatico”. O preferisci che il chiamante in entrata avvicini il primo dipendente disponibile a un telefono? In tal caso, è possibile ordinare un sistema di “ricerca su più linee” che trasferirà la chiamata da una linea all’altra quando le linee sono occupate o nessuno risponde. Se scegli la prima opzione, probabilmente vorrai ordinare più caselle di posta vocale per fornire a ciascun titolare di interno un servizio di posta vocale. Se scegli la seconda opzione, potresti voler restare con una casella vocale da condividere tra tutti i dipendenti. Altre caratteristiche importanti da considerare includono la visualizzazione delle chiamate, le chiamate in conferenza e l’inoltro delle chiamate.
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Scegli tra un sistema di protocollo Internet voice-over (VOIP) o un sistema di linea fissa tradizionale. Se disponi già di linee fisse, sarà più facile acquistare un sistema che le supporti. In alternativa, è possibile fare in modo che i numeri di rete fissa siano “portati” su linee con protocollo Internet voice-over per renderli operativi con un sistema telefonico con protocollo Internet voice-over. I sistemi VOIP possono farti risparmiare denaro poiché in genere sono meno costosi dei sistemi di linea terrestre. Tuttavia, a causa delle differenze tecnologiche, potrebbero verificarsi problemi con la chiarezza delle conversazioni telefoniche quando la persona dall’altra parte utilizza una linea fissa.
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Cerca i fornitori di sistemi telefonici disponibili nella tua zona. Confronta i prezzi dei telefoni al dettaglio pubblicati sui siti Web aziendali e / o chiama diverse società pubblicizzate nella tua directory locale per ottenere una cifra approssimativa di quanto ti costerebbero i loro sistemi. Assicurati di verificare se il prezzo indicato è prima o dopo le tasse, in modo da poter confrontare le mele con le mele. Leggere per la stampa fine e informarsi sui costi “nascosti” o sui costi di servizio nonché sui costi di installazione. Esaminare le garanzie delle apparecchiature; quanto tempo dovrebbe durare il sistema e chi è responsabile della riparazione dell’attrezzatura se è danneggiata o se smette di funzionare correttamente?
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Chiedi a due o tre aziende per preventivi dettagliati. Una delle società a cui dovresti richiedere un preventivo è il tuo attuale fornitore di sistemi telefonici o una grande azienda che fornisce sistemi telefonici, oltre a un servizio telefonico mensile.
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Confronta i preventivi dettagliati per sistemi telefonici e processi di installazione e scegli un’azienda in base al prezzo e alla garanzia dei prodotti acquistati, al numero di anni di attività dell’azienda, alla reputazione delle aziende tra gli imprenditori della tua comunità, al disponibilità delle date di installazione e dei tempi stimati per completare il lavoro. Poiché i tempi di installazione possono spesso lasciare la tua attività senza l’uso di linee telefoniche per poche ore o addirittura giorni, i tempi sono importanti.
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Paga un acconto sull’importo totale del contratto per prenotare la merce e la data di installazione e paga il saldo del pagamento dopo che l’installazione è avvenuta con successo.